Digitalni transformace

Digitální transformace nemusí bolet

Mnoho manažerů stále vnímá využití cloudových služeb ve své firmě jen jako další z projektů IT oddělení. Digitální transformace se jich ale týká více, než si myslí. A hlavně, nejsou-li součástí celého projektu, riskují jeho neúspěch. Přenos podnikových aplikací do cloudu je totiž proces přinášející zcela nové možnosti práce, na které je třeba se dívat především z manažerského pohledu.

Nová role managementu a IT

Ze zkušeností z projektů realizovaných v SoftwareONE vyplývá, že ty úspěšné byly iniciovány právě ze strany managementu. Pro někoho to může být překvapivé, má to ale svou logiku. Kdo jiný než vedení firmy by měl být schopný zanalyzovat současné i plánované potřeby v oblasti podnikových procesů, sdílení informací, týmové spolupráce či mobility, a zvážit jejich zefektivnění prostřednictvím cloudových aplikací a služeb? Nastává nám zde tedy zjevný obrat. Management se stává iniciátorem změny a posuzuje efektivitu a přínosy zvoleného řešení, zatímco klasické infrastrukturní IT postupně ztrácí svůj vliv na rozhodování o investicích do firemního IT prostředí. V současné době sice IT rozhoduje přibližně o 60 procentech rozpočtu na IT, zbývajících 40 si ale již řídí jednotlivá oddělení na základě svých byznys potřeb.

Jaká je tedy nová role IT oddělení? Pracovně jejich nové formě říkáme „Byznys IT“. Zavedením cloudových služeb ve firmě se totiž uvolňují ruce správcům IT i pracovníkům technické podpory. Ti pak mohou zjednodušeně „odložit šroubováky“ a místo správy firemní IT infrastruktury využít svých schopností při pomoci konkrétním oddělením a jednotlivým zaměstnancům pochopit a lépe využívat nové (nejen) cloudové technologie.

Pokud to shrneme, způsob rozhodování managementu o investicích na základě požadavků a potřeb přímo od zaměstnanců konkrétních oddělení je zcela klíčový. Pokud tento trend následuje právě i IT a pomáhá pak tyto potřeby naplňovat, projekt je úspěšný a firmu celá transformace posune dále.

Zohledněním těchto potřeb se také daří regulovat nebezpečný fenomén takzvaného „stínového IT“. To nastává v situaci, kdy si zaměstnanci sami hledají cesty, jak například sdílet data nebo komunikovat s kolegy, a nevyužívají firemní řešení, které jim zkrátka z různých důvodů nevyhovuje nebo jej neumějí používat. Existence stínového IT může být pro firmu velké riziko, jelikož se při použití volně dostupných cloudových služeb pohybují citlivá firemní data mimo zabezpečenou infrastrukturu. Existuje bezpočet případů zpřístupnění důležitých firemních dokumentů veřejně na internetu, které spolu zaměstnanci sdíleli bez jakéhokoliv zabezpečení a nevědomky se tak postarali o jejich únik. I taková „drobnost“, jako je poslání velkého souboru kolegovi bez využití firemního zabezpečeného kanálu, tak může být spouštěčem velkých problémů a ovlivnit celou firmu. Pokud se ale interní IT transformuje do skutečného „Byznys IT oddělení“, dokáže včas identifikovat potřeby zaměstnanců (tedy uživatelů technologie), navrhnout vhodné a bezpečné řešení a zároveň nemusí trávit čas jeho technickou správou, místo čehož může rozvíjet celé prostředí.

Úspěšná adopce

I když se to tak může zdát, nasazením nových aplikací a nástrojů projekt přechodu do cloudu zdaleka nekončí. Hlavní práce teprve začíná. Firmy dnes zpravidla nemají možnost organizovat rozsáhlá školení všech uživatelů v práci s novými nástroji. Bez jejich přijetí se pochopitelně nemohou dostavit očekávané efekty provedených změn. V SoftwareONE proto jako součást procesu digitální transformace nabízíme adopční program pro zaměstnance. V rámci něj jim na konkrétních scénářích použití vysvětlíme možnosti nových nástrojů od postupu při plánování schůzek přes sdílení dat až po využití firemní sociální sítě pro komunikaci v týmech či možnosti videokonference.

Na základě našich zkušeností z projektů v Česku i zahraničí víme, že je zaměstnance třeba motivovat a inspirovat k využívání nových nástrojů a jejich funkcí, které jim pomohou se zvýšením efektivity i flexibility při práci. Právě zde se otevírá již zmíněný nový prostor pro pracovníky IT oddělení, kteří mají s pomocí administračních nástrojů možnost sledovat používání konkrétních funkcí a v případě jakýchkoliv problémů mohou pomoci k jejich lepšímu využívání mezi ostatními zaměstnanci.

Vyhněte se úskalím

Základem úspěchu digitální transformace je tedy kvalitně připravený projekt, za kterým pevně stojí management firmy podporovaný svým IT oddělením, a jenž je vhodným způsobem propagován směrem k zaměstnancům. V takovéto podobě pak v naprosté většině skutečně naplní očekávané přínosy digitální transformace.

Chcete se inspirovat našimi úspěšnými projekty?

Navštivte konferenci IT Inspiration 2018.
www.itinspiration2018.cz