Lukes-Dalibor0006web

Efektivita díky cloudu a nové roli IT

Cloudové služby zásadním způsobem zvyšují efektivitu práce firemních uživatelů a mění roli IT oddělení ve firmě. Jejich nasazení ovšem vyžaduje pečlivou přípravu i pravidelné vyhodnocování.

Dalibor Lukeš

Řada firem se dnes nachází v situaci, kdy je jejich IT oddělení zavaleno prací na údržbě aktuálně provozovaných systémů. Tomu pak nezbývají kapacity, ani rozpočet na inovace, které by přinesly nové služby firemním uživatelům a pomohly zvýšit efektivitu jejich práce. Výsledkem je nespokojenost na všech stranách: management nevidí přímou souvislost mezi investicemi do IT a výkonem firmy, zaměstnanci nemají od IT k dispozici požadované služby a IT oddělení ztrácí vliv i kontrolu nad IT infrastrukturou firmy.

Vysoké náklady a nízká produktivita?

Firmy, které chtějí získat maximum ze svých investic do IT, by měly nejprve provést analýzu zda využívají služby, které skutečně odpovídají aktuálním potřebám interních uživatelů. Měly by si tedy klást například tyto otázky: Jsou skutečně využívány všechny pořízené licence softwaru? Potřebují všichni uživatelé plný rozsah funkcí nejvyšších verzí kancelářských aplikací? Nehledají si zaměstnanci vlastní cesty, jak společně pracovat nad dokumenty nebo jak pracovat z domova, zcela mimo kontrolu – a především zabezpečení – firemního IT?

Konzultanti v rámci našich interaktivních workshopů zjistí, jakým způsobem uživatelé využívají v současnosti dostupné nástroje a služby firemního IT. Například jak uživatelé komunikují a sdílejí informace se svými spolupracovníky i externími subjekty (partnery, dodavateli, zákazníky atd.), či zda mají k dispozici a využívají nástroje pro přístup k informacím i mimo prostředí společnosti. Klíčové je také najít reálné potřeby uživatelů a na ně namapovat konkrétní uživatelské scénáře využívající nové technologie. Součástí analýzy současného stavu by mělo být také zhodnocení připravenosti stávajícího prostředí a potřebné kroky pro zavedení navrhovaných technologií.

Užitečná standardizace

Častým důvodem problémů, na které při analýze IT prostředí můžete narazit, je používání tzv. řešení na míru. Inovovat či upravovat na zakázku vyvinuté či přizpůsobené systémy je časově i finančně náročné. „Cloudová řešení jsou naproti tomu standardizovaná a jejich aktualizace a rozvoj je zcela v režii poskytovatele cloudové služby. Což znamená, že neklade žádné další nároky na firmu a její uživatele. Našim zákazníkům proto vždy doporučujeme raději drobně upravit vlastní procesy či pracovní postupy, než investovat do složité úpravy používaných řešení. Celosvětově používané a osvědčené postupy mohu být navíc i inspirací pro řadu společností hledající změnu či inovaci. Cloudové služby jsou v tomto případě ideálním východiskem.“ dodává Dalibor Lukeš.

Jak tedy adresovat současné potřeby firem na komunikaci a spolupráci v rámci firmy i směrem k jejím zákazníkům? Optimálním řešením jsou moderní cloudové služby typu Office 365. Jejich nasazení nepředstavuje rozsáhlou finanční investici, ale jen předvídatelné a plánovatelné provozní výdaje. Ty se navíc dají flexibilně upravovat dle reálného počtu uživatelů a úrovně  využívaných služeb. Úkolem konzultanta je navrhnout vhodnou kombinaci technologií a cloudových služeb, které poskytnou firemním uživatelům služby pro zvýšení jejich efektivity. A to aniž by bylo nutné investovat do infrastruktury na jejich provoz, licencí nebo přizpůsobení softwarového řešení.

Přesvědčivá adopce

Typickou překážkou v rámci nasazení cloudových řešení pro komunikaci a týmovou spolupráci ve firmách je mnohdy nedůvěra jejich zaměstnanců k novým technologiím. Proto je velmi důležitý proces adopce, jehož cílem je seznámit je s novými možnostmi, které jim nové služby přinesou. Především je důležité poskytnout jim konkrétní scénářé použití, které jim budou pomáhat v každodenní práci. Na hromadná školení uživatelů nejsou zpravidla k dispozici rozpočty a navíc není možné narušit chod firmy rozsáhlým a časové náročným vzděláváním zaměstnanců. Proto jsme na základě našich zkušeností z projektů realizovaných po celém světě vyvinuli službu Easy365. Ta obsahuje sadu scénářů, komunikačních plánů, informačních e-mailů, brožurek, průvodců, tipů a triků a mnoha dalších součástí, které skládáme dohromady tak, aby pomohly konkrétnímu projektu k úspěchu. Když totiž uživatelé zhodnotí nové služby jako prospěšné a budou se orientovat v jejich ovládání, začnou je rádi používat.

Změna role IT oddělení

Úspěšné nasazení cloudových služeb v rámci firemní IT infrastruktury vyžaduje ovšem nejen jejich přijetí uživateli, ale také proměnu firemního IT oddělení. To se díky novému přístupu mění z role „údržbáře“ současných technologií na „partnera“ vedení a zaměstnanců – získá prostor k řešení jejich skutečných potřeb a může podporovat efektivitu jejich práce. To vše za celkové úspory nákladů.

Nemluvíme jen o úsporách vycházejících z omezení nákladů na vlastní infrastrukturu – hardware, software a jejich provoz a údržbu.  Díky nástrojům na sdílení a spolupráci, které jsou součástí cloudového řešení Office 365, mohou uživatelé například rychleji vytvářet důležité dokumenty či obchodní nabídky, podílet se na projektech a urychlit jejich dokončení a to odkudkoliv a kdykoliv. Prostřednictvím nástrojů pro online komunikaci zase omezit cestování na schůzky a jednání, které lze nyní absolvovat na dálku. Přínosů řešení je zkrátka mnoho a jsou okamžitě viditelné v každodenním pracovním procesu.

IT oddělení firmy je za takové situace partnerem zprostředkovatele cloudových služeb.  Společně s ním vybírá řešení, která budou nejlépe vyhovovat celé firmě. Nejen z pohledu současných, ale také předpokládaných budoucích potřeb uživatelů s ohledem na rozvojové plány firmy. IT oddělení se tak postupně mění na „B(yznys)IT“.

Měřitelný úspěch

Jednou z cest, jak změřit úspěch projektu nasazení cloudových služeb na komunikaci, spolupráci a sdílení dat, může být průzkum mezi firemními uživateli. Existují ovšem i tvrdé metriky, podle kterých lze posoudit vývoj úrovně jejich v rámci  firmy. Nástroje na správu cloudových služeb nám umožňují měřit nejen počet vyměněných zpráv, ale například také počet naplánovaných a on-line realizovaných jednání či sdílených souborů. Jestliže zjistíme, že některé nové funkce zaměstnanci využívají jen zřídka, můžeme se zaměřit na jejich intenzivnější propagaci v rámci firmy. Neustále tedy můžeme celé řešení upravovat, dokud není plně v souladu s potřebami zákazníka.

Jak začít

Nejlepší cestou k poznání výhod cloudových služeb je vlastní zkušenost. Společnost SoftwareONE proto pořádá zážitkové akce Microsoft Experience Center pro vedoucí pracovníky firem. Obchodní, provozní, finanční a další  manažeři se zde mohou naživo seznámit  s možnostmi moderních IT technologií na reálných scénářích v prostředí fiktivní společnosti. V rámci aktivit, které během něj sami provádějí, mohou posoudit potenciál těchto technologií pro budoucí rozvoj jejich společnosti.

Vydejte se s námi CESTOU CLOUDU!