so-you-received-a-software-audit-letter-8-steps-you-need-to-take-right-now

Obdrželi jste oznámení o softwarovém auditu?

V komplexním IT prostředí a se složitými licenčními metrikami roste každým dnem riziko nesouladu s licenčními podmínkami a následných problémů při auditu. Existuje ale několik proaktivních kroků, které může organizace provést s cílem snížit svoje úsilí během auditu a také zajistit minimalizaci svého ohrožení. Jaké to jsou?

  1. Spolupracujte s vydavatelem

I když se chcete odvrátit a doufáte, že na vás vydavatel zapomene, nečinností se problémy pouze znásobí. Vzhledem k tomu, že audity často odhalují mezery v příjmu, jejichž vyřešení je pro vydavatele důležité, můžete očekávat, že je určitě dotáhnou od konce.

Je důležité přezkoumat harmonogram auditu a neprodleně sdělit vydavateli váš plán. Zásadní pochopení vašeho vlastního prostředí a procesu shody s licenčními podmínkami vám dává kontrolu, spíše než abyste se nechali jen vést.

  1. Sestavte tým pro delegování úkolů

Identifikujte příslušné odpovědné osoby v oblastech IT, nákupu a shody s licenčními podmínkami a svolejte interní setkání s cílem nastavit vaši strategii. Rozpor mezi těmito týmy vede ke zdlouhavému a únavnému procesu auditu, který čerpá váš čas a zdroje.

  1. Přezkoumejte klauzuli o auditu ve smlouvě

Většina licenčních smluv má klauzuli o auditu, která výslovně uvádí podmínky auditu, stejně jako vaše práva a povinnosti. Těmto podmínkám je třeba porozumět, abyste mohli s auditorem efektivně komunikovat a zajistit ochranu vašich práv. To zaručuje, že auditorovi poskytnete správnou úroveň informací, která je přizpůsobena otázkám na využití, které vyvstanou.

  1. Shodněte se na rozsahu

Rozsah auditu je obecně navrhován vydavatelem nebo jeho auditorem během úvodní komunikace. Nicméně, tento rozsah nemusí odpovídat podmínkám licenční smlouvy a může být nad rámec toho, co bylo dohodnuto. Organizace by proto měly přezkoumat svoje smlouvy a ujistit se, že navrhovaný rozsah je oboustranně dohodnutý.

  1. Porozumějte svým nárokům

Podmínky licencování softwaru jsou komplikované. Proto může být složité pochopit, co vlastně představuje doklad o licenci. Zkontrolujte svoje nároky a shromáždíte všechny relevantní dokumenty prokazující vlastnictví licencí.

  1. Zkontrolujte instalace

Pokud jsou dostupná, zkontrolujte data o vašich instalacích, abyste pochopili, které produkty byly instalovány a využívány. Pokud nejsou data o instalacích k dispozici, proveďte inventuru sítě s použitím kvalitního průzkumného nástroje, jakmile obdržíte úvodní dopis o auditu. Vašemu IT týmu to umožní zkontrolovat vaše instalace a provést rychlé změny v zájmu minimalizace vašeho ohrožení.

  1. Identifikujte zdroje

Určete jediné kontaktní místo, abyste se vyhnuli nedorozumění. Organizace by měly rovněž nominovat zkušené IT zdroje pro spolupráci s auditory během fáze sběru dat. To umožní, aby byl audit proveden efektivně s minimálním narušením vašeho podnikání.

  1. Najděte si nezávislého poradce

Od toho je tady SoftwareONE! Softwarový licenční audit s sebou nese celou řadu aktivit, které vyžadují rozsáhlé znalosti inventarizačních nástrojů, jakož i licenčních oprávnění. Mnoho organizací nemá dedikované týmy pro správu softwarového majetku (SAM) a celý proces je pro ně extrémně náročný. V takových případech je nesmírně důležité spojit se s renomovaným expertem na licencování, aby bylo zajištěno, že bude audit vyvážený. Můžeme Vám pomoci, stačí, když nás kontaktujete!