establish-your-software-asset-management-techniques

Zavedení vašich procesů správy softwarového majetku

Pokud jde o řízení vašeho IT prostředí, je správa softwarového majetku (Software Asset Management, SAM) jednou ze starostí, kterým se prostě chcete vyhnout. Bohužel, mnoho firem ocení skutečný rozsah tohoto hazardu až po dodavatelském auditu. Aby byla situace ještě horší, jsou dodavatelské audity na vzestupu. Očekává se, že v 70 % organizací proběhne v letošním roce nejméně jeden softwarový audit.

Dobrou zprávou je, že je možné dát váš SAM do pořádku i bez čekání na ono obávané oznámení o auditu. Správa softwarového majetku udělá pro vaši výsledkovku mnohem víc, než že jen minimalizuje potenciální, nerozpočtovaný, nepřipravený a velmi nechtěný účet.

Takže, jak to uděláte? Níže jsou uvedeny čtyři klíčové kroky zavedení vašich procesů SAM tak, abyste získali kontrolu a iniciovali kroky směrem k vyspělosti funkcí vašeho SAM.

  1. Rozsah závazku

Začněte s popisem svojí vize. Co je to, čeho chcete dosáhnout? Je nezbytně nutné, abyste měli především cíl, aby zúčastněné strany mohly vědět, o co usilujete. Jako s čímkoli jiným, pečlivé plánování, realistické termíny a dosažitelné cíle dovedou tento projekt k úspěchu.

Stanovte jasné role a odpovědnosti jako součást komplexního akčního plánu a identifikujte v rámci vaší organizace lidi, kteří jej podpoří. Zúčastněné strany musí být s vašimi cíli v souladu, aby se nevytratila iniciativa. Klíčovou vlastností „úspěšného SAM“ je komunikace, takže ať mohou všichni tuto výhodu využít.

  1. Přehled nad instalacemi

Dalším krokem je pochopení, co vše bylo ve vašem prostředí nasazeno. Možná to není tak jednoduché, že? S různými týmy zapojenými do změn a plánování technologií zůstává SAM často jen v myšlenkách. Proto není překvapením, že nová infrastruktura a instalace nejsou komunikovány s osobou odpovědnou za SAM nebo licencování. Software je často stahován bez vědomí či souhlasu podniku, a pokud jsou určité aplikace využívány na korporátním zařízení, vznikají další důsledky. V konečném důsledku to vede k rychlému znepřehlednění prostředí, které je stále obtížnější spravovat ručně.

Co je instalováno na každém z počítačů? Abyste dnes mohli správně licencovat software, musíte plně porozumět hardwarovému prostředí a specifikacím jako jsou procesory a jejich jádra nebo virtuální a fyzická povolení. Proto je velmi doporučováno nasazení specializovaného nástroje na správu inventáře a licencí. Na trhu dnes existuje mnoho výborných nástrojů pro SAM s variantami závisejícími na vašich požadavcích a vhodnosti použití. Některé jsou skvělé pro produkty Microsoft a Adobe, které jsou součástí vašeho prostředí osobních počítačů, nicméně potřebují dodatečné komponenty pro složitější scénáře s produkty jako OracleIBM. Pro účely zjišťování je nástroj na získávání informací o aktivech, pokrývající 90–95 % veškerého majetku, pro většinu dodavatelů obecně přijímaným standardem.

Stojí za to poznamenat, že tyto nástroje mohou být, zcela oprávněně, poměrně drahé, vzhledem k významu a kvalitě dat, která s využitím rozpoznávání softwarových aplikací poskytují. Různé technologické možnosti SAM jsou zaměřeny na různou úroveň vyspělosti SAM a složitosti prostředí, takže si určitě udělejte důkladný průzkum. S ohledem na tuto skutečnost, se při rozhodování o tom, který nástroj pro SAM nasadit, ujistěte, že jste se vrátili zpět k předchozími kroku a zapojili vaše týmy a jejich nezbytné výstupy, jelikož právě ty budou tento nástroj využívat, takže je jejich podpora důležitá.

Jestliže již ve svém prostředí takový nástroj využíváte, jste již o jeden krok napřed. Provádění validačních zkoušek oproti Active Directory je součástí tohoto procesu, takže vždy ověřte, že jsou data a) úplná a b) relevantní.

Po zajištění těchto dvou principů jste připraveni pokračovat k přehledu výsledků.

  1. Pravidlo 80/20

Síla dnešních nástrojů na SAM spočívá v množství údajů, které poskytují při prozkoumávání všech licencovatelných i nelicencovatelných aplikací, instalovaných napříč vaší sítí jako součásti rozpoznávací knihovny. Kde začít se všemi podnětnými daty, které nyní máte? Jako osvědčenou metodu vám doporučuji zúžit vaše zaměření na klíčové dodavatele, kteří představují pro váš podnik největší riziko. Typicky to budou ti, za jejichž produkty jste zaplatili nejvíce (například Microsoft, IBM, Oracle nebo SAP), takže využijte finanční údaje, ke kterým již má váš podnik přístup, pro opravdové využití vašeho zaměření. Je velmi pravděpodobné, že budou rovněž představovat největší příležitosti k optimalizaci vašich investic a budou největším úspěchem implementace procesu správy softwarového majetku. Často zjistíme, že zhruba 20 % dodavatelů tvoří asi 80 % nákladů společnosti, takže je to skvělé místo, kde začít.

  1. Vyjasnění oprávnění

Jakmile získáte jasnější obrázek o vašem prostředí a víte, na které dodavatele chcete zaměřit svoje úsilí, budete potřebovat poslední zdroj dat: licenční oprávnění.

Správa licenčních oprávnění vlastními silami je působivá, pokud jsou všechny záznamy o nákupech, smlouvy, záznamy faktur a licenční certifikáty konsolidovány, obzvlášť v případě pravidelných fúzí a akvizic. Použití tabulek a sčítání krabicových produktů je nejen nudnou prací, ale může být i nespolehlivé. Proto osvědčené postupy navrhují pro optimální přehled získávat oprávnění přímo od vydavatele. Jde o záznamy, které mohou být využity v případě auditu.

Dalším problémem je ovšem interpretace licenčních prohlášení vydavatelů, protože produkty mohou být provázané a, protože se licenční metriky liší dle vydavatele, je v pořádku, pokud si je všechny nepamatujete. Jejich dokumenty s podmínkami a právy k užití jejich produktů obsahují relevantní, i když občas nejednoznačné, informace, ovšem při vynaložení úsilí k provedení této komplexní analýzy, můžete začít vidět rizika a příležitosti ve vašem prostředí a hledat cesty jakými to můžete využít k zavádění nejnovějších technologií, které vám umožní inovovat a zlepšit podnik a jeho schopnosti.

Zařídíme to

Mít k dispozici nástroj na správu inventáře a licencí je skvělé, ale ve schopnosti systematicky shromažďovat a interpretovat všechna tato komplexní data mnozí zákaznici narazí. Skončí odkázáni na posouzení dodavatele během auditu a nakonec zaplatí vysoké pokuty. Realitou nicméně je, že vynaložení úsilí směrem k zavedení vyspělého SAM přináší podniku skutečnou ochranu před riziky a zároveň vám pomůže najít více prostoru ve stále se zužujícím rozpočtu na IT.

Vzrušující je, že toto je pouze začátek…

Kontaktujte nás

Kontaktujte náš tám pro správu softwarového majetku

SoftwareONE má zdroje, zkušenosti a kvalifikaci pomáhat!