Jste připraveni na obnovu softwarových smluv?

Červenec 5, 2018
SoftwareONE Czech Republic

Autor

SoftwareONE Czech Republic

Sledování, správa a optimalizace softwarového majetku může organizaci a jejím oddělením IT, správy softwarového majetku (Software Asset Management, SAM), nákupu i financí způsobit opravdu velké starosti.

Průzkum společnosti Flexera zjistil, že 93 procent organizací přiznává zbytečné utrácení peněz za software, který pak nepoužívá (například proto, že bylo pořízeno více softwaru, než je potřeba). K těmto přešlapům dochází velmi snadno, pokud organizace nemají kompletní přehled o tom, co vlastní, spotřebovávají a co jsou oprávněny používat.

Nepochopení softwarových nároků může vést k promarnění peněz a problémům s dodržováním licenčních podmínek. Průzkum společnosti Flexera také odhalil, že 44 procent podniků zaplatí v rámci vyrovnání (true-up) vydavatelům softwaru 100 tisíc dolarů či více, jako důsledek používání softwaru v rozporu s licenčními podmínkami.

Nedostatečný přehled a špatná spolupráce mezi odděleními IT, SAM, nákupu a financí může často znamenat, že když dojde na vyjednávání o nové smlouvě, zaplatí organizace zbytečně moc. Například manažer nákupu nemusí při vyjednávání o obnovení smlouvy vůbec vědět, jaký softwarový majetek se v rámci organizace využívá, a proto může nakoupit více licencí, než je ve skutečnosti potřeba.

Hlavní výzvy při řízení obnovy smluv

Jedním z hlavních problémů při řešení obnovy smluv je porozumění tomu, jaký majetek v rámci podniku vlastníte a v jeho efektivním sledování. Tento úkol ale může být bez příslušných nástrojů a procesů extrémně složitý.

Pokud jde o obnovy smluv, mají podniky zpravidla mnoho různých smluv na software od řady různých vydavatelů, a tyto smlouvy mají různé termíny obnovy. Proto je jejich řízení velmi složité a časově náročné.

V okamžiku pořízení často nejsou uložena nejdůležitější data o softwaru, jako jsou:

  • Všeobecné obchodní podmínky
  • Trvání smlouvy (data začátku a ukončení)
  • Doba údržby
  • Model nákupu
  • Licenční klíče

Bez těchto informací je nemožné získat náskok při obnově smlouvy a vytvořit si pozici pro vyjednání lepších podmínek smlouvy s vydavateli v době obnovy smlouvy.

Organizace, které nemají záznamy o svých licenčních smlouvách na software a termínech jejich obnovy, se mohou dostat do situace, kdy nebude jejich software krytý podporou nebo kdy budou porušovat podmínky užití. Následkem může být:

  • Placení zbytečných poplatků za obnovu
  • Obnovení více softwaru, než je potřeba
  • Rozpočtování a investování více peněz, než je třeba
  • Vyčerpání interních zdrojů jednáním o obnově licencí

Mnoho organizací používá pro správu a sledování smluv běžné tabulky, což vyžaduje spoustu manuální práce a, jak je zmíněno výše, nejdůležitější data jsou často ztracena a smlouvy jsou roztroušeny napříč celou organizací.

Efektivnější řízení obnovy smluv s platformou PyraCloud

Pokud budou organizace mít centrální místo pro správu softwarových smluv a majetku od okamžiku pořízení přes celý jeho životní cyklus, umožní jim to sledovat, řídit a optimalizovat náklady na software a současně i snížit rizika.

Přesně to nabízí organizacím platforma PyraCloud od SoftwareONE, která je centrálním místem pro správu vašich softwarových smluv a majetku od okamžiku pořízení až do jeho vyřazení.

PyraCloud Renewal Manager vám pomůže nepřetržitě plánovat, řídit a spravovat nadcházející obnovy softwaru a údržby. Prostřednictvím nástroje Renewal Manager lze spravovat obnovy veškerého softwaru pořízeného prostřednictvím SoftwareONE. Pro software získaný jinou cestou než prostřednictvím SoftwareONE, mohou zákazníci využít službu SoftwareONE TrakIT, která odhalí, normalizuje a nahraje smlouvy na software od třetích stran do platformy PyraCloud pro následnou správu v nástroji Renewal Manager.

Renewal Manager vám umožní řídit obnovy na základě dat ukončení smluv, nastavit si přizpůsobitelná upozornění, abyste byli v předstihu informováni o obnově, a prioritizovat podmínky smluv, které jsou nejdůležitější pro vaše nadcházející vyjednávání s vydavatelem.

Potřebujete pomoci se sledováním, správou a optimalizací vašeho majetku? Kontaktujte nás!

zanechte odpověď