EASY365 Adoption Series: Použití Microsoft 365 pro dosažení trvalé změny

18 srpna, 2020
Petr Rosol

Autor

Petr Rosol

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

V první a druhé části našeho seriálu jsme řešili, jak představit vaše nasazení Microsoft 365 (M365) a jak jej zavést pro vaše uživatele. Nyní se zaměříme na to, jak zvýšit jeho hodnotu ve vaší organizaci a jak dosáhnout udržitelného úspěchu vaší adopční strategie.

Úspěch vašeho plánovaného a v rámci celé organizace provedeného nasazení závisí na používání a spokojenosti. Takže jakmile máte naplánovány fáze představení a nasazení, je čas začít řešit konečnou fázi, kterou je zvýšení hodnoty. Tato fáze spočívá v tom, jak využít vše co jste se naučili v předchozích dvou fázích a využili to pro vyšlechtění strategie, která pošlape jako dobře promazané soukolí. Čtěte dál, abyste zjistili, jak udržet tempo které jste získali, a postavili svůj úspěch na plánování spuštění M365. 

Naučte se očekávat odpor

Chcete-li zvýšit hodnotu, musíte hned od začátku sledovat přijetí mezi koncovými uživateli. Adopce Microsoft 365 je více než jen prostá změna. Znamená, že vaše organizace zásadním způsobem změní styl svojí práce – a to není maličkost. Zaprvé si musíte uvědomit, že bude následovat odpor. Odpor je přirozenou součástí jakékoli situace zahrnující změnu. Když budete očekávat odpor k adopci M365, můžete jednat proaktivně a efektivně jej zvládnout.

Je důležité poznamenat, že odpor je prostě daný. Přistupujte k němu jako k něčemu, co je potřeba odkrýt, raději než se tomu vyhýbat nebo přehlížet. Dalším krokem je pak zjistit hlavní témata tohoto odporu. Někteří si mohou myslet, že prostě jen nemají čas, mohou mít nezabezpečenou platformu, nebo to prostě vidí jen jako další nástroj. Právě proto je tak důležité mít nastaven odpovídající program školení, protože uživatelé si mohou myslet, že nemají dostatek podpory nebo tréninku, aby se mohli posunout vpřed. Další součástí je posílené řízení. Ujistěte se, že management půjde příkladem, aby každý v organizaci bral adopci skutečně vážně.

A pokud se nic z toho nezdá jako důvod k odporu, zvažte i možnost, že prostě nemusí být připraveni. Změna není žádoucí a opět od zaměstnanců v podstatě požadujete, aby změnili svůj styl práce. Buďte trpěliví, očekávejte negativní reakce a zapojte odolné techniky řízení. Tyto techniky mohou být i úplně prosté, jako vyjádření empatie a naslouchání obavám zaměstnanců na osobní úrovni. Pro vzdálené zaměstnance budete možná potřebovat naplánovat pravidelné hovory s vedoucími jejich týmů, aby s vámi mohli probrat jakékoli nedostatky. Pak najděte způsoby jak odstranit překážky, vybudovat naději a skutečným i hmatatelným způsobem ukázat výhody změny. Dejte vašim zaměstnancům pocit, že jejich problémům opravdu nasloucháte, a budete úspěšní.

Ale jak to převést do konkrétních kroků? Nejčastěji zmiňovanými aktivitami na podporu adopce Microsoft 365 jsou:

  1. Definovaná vize používání Microsoft 365.
  2. Podpora seniorního vedení, které povzbudí ostatní k používání Microsoft 365.
  3. Dobrý tréninkový program pro koncové uživatele – Microsoft 365 je rozsáhlá a komplexní platforma.
  4. Zvýšení povědomí prostřednictvím použití e-mailů, oznámení na intranetu, plakátů, newsletterů a videí.
  5. Plán koučování pro vedoucí týmů na posílení očekávání a definování „proč“.

Měřte a reportujte používání

Nyní, když víme, že růst vašich procesů řízení změny začíná schopností naslouchat vašim koncovým uživatelům a porozumět jejich námitkám, je čas měřit a reportovat používání. Pokud vaše organizace nesplňuje svá kritéria úspěchu, snažte se zjistit, proč vaši koncoví uživatelé stále neadoptovali M365.

Distribuujte průzkum spokojenosti a získejte zpětnou vazbu. Pomůže vám to určit úspěšné a slabé body vaší implementace a jaké by měly být vaše následující konkrétní kroky. Tyto dotazníky mohou být rozeslány ještě před spuštěním, abyste zjistili výchozí znalosti koncových uživatelů, během spouštění, abyste provedli úpravy a vytvořili potřebný obsah nových školení, a po spuštění, pro opakované posouzení spokojenosti.

Konzistentním měřením postupu adopce vaší organizace získáte lepší přehled o tom, které oblasti spotřebovávají nejvíce. Nicméně je důležité pamatovat na to, že spotřeba neznamená adopci. Použijte tyto reporty pro měření oproti vašim kritériím úspěchu a hledejte oblasti pro zlepšení.

Podporujte průběžné zapojení

Není žádným tajemstvím, že adopce potřebuje čas. Jedním z nejlepších způsobů, jak zvýšit adopci M365 je vytvoření průběžných aktivit. Vydávejte týdenní nebo čtrnáctidenní e-maily s tipy a triky, které budou uživatele informovat o funkcích, o kterých možná ještě neslyšeli, a udržujte konverzaci. Čím více přizpůsobené a osobní tyto e-maily budou, tím budou efektivnější.

Také se ujistěte, že neustále komunikujete se svým hlavním projektovým týmem. Vytvořte skupinu na Yammeru nebo kanál v Teams na chatování s vašimi uživateli. Tímto způsobem můžete snadno získávat zpětnou vazbu, bavit se o úspěších, diskutovat nové funkce a popisovat osvědčené postupy pro vaší organizaci. Pamatujte také na to, že vaši klíčoví uživatelé (ambasadoři) udržují tempo, takže byste s nimi měli být neustále v kontaktu.

Při podpoře hlubšího zapojení hledejte vyzkoušené a ověřené strategie. Odměňte uživatele, kteří změnili způsob své práce, definujte odpovídající příklady a vzory a poskytujte pravidelná školení. Ostatně, vždy bude možné naučit se nějakou novou funkci! Když budete pokračovat v zapojení zaměstnanců, najdete i nové klíčové uživatele. Uvědomte si, jak vystupují noví ambasadoři a požádejte je, aby vám pomohli dále šířit informace o výhodách M365.

Jak může SoftwareONE podpořit vaše potřeby

Správné používání Microsoft 365 začíná správnou adopcí – a když celý váš tým chápe, jak může Microsoft 365 podpořit jejich možnosti práce na dálku, bude stoupat produktivita. Mnoho organizací se ale potýká s otevřením jasných komunikačních kanálů, které jim pomohou virtuálně připojit vzdálené uživatele. Jedná se trochu o křivku učení a v některých případech to může způsobit nepřijatelná zpoždění.

Služba Easy365 Adoption vám nabízí vytvoření procesu adopce na míru vaší organizace a služba Easy365 zajistí kontinuální vzdělávání a podporu vašich uživatelů.

V SoftwareONE máme vizi pracoviště budoucnosti. Naším cílem je umožnit našim zákazníkům maximalizovat efektivitu a produktivitu svých zaměstnanců prostřednictvím zavádění moderních technologií. Kontaktujte nás a my vám pomůžeme nejenom s nasazením a adopcí technologií Microsoft 365, ale i s jejím řízením (Governance).