EASY365 Adoption Series: Jak naplánovat řízení vaší adopce Microsoft 365?

22 července, 2020
Petr Rosol

Autor

Petr Rosol

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

Ať už s Microsoft 365 (M365) začínáte, nebo chcete nasadit další funkce, adopce nové technologie vyžaduje změnu. Využití mnoha technologií integrovaných v sadě produktů Microsoft 365 jde daleko za prosté naučení se, jak používat novou aplikaci. Znamená to, že žádáte vaše zaměstnance, aby si osvojili nový způsob práce. Jste ale opravdu připraveni začít správně? My vám s tím pomůžeme – s pomocí našeho trojdílného seriálu Easy365 Adoption Series.

Příprava cesty vpřed znamená, že musíte naplánovat přizpůsobenou strategii adopce, která vychází z potřeb vašeho podniku. Dokončení adopce takového kalibru není snadný úkol, obzvláště pokud mnoho zaměstnanců pracuje na dálku po celém světě. My v SoftwareONE jsme ale vždy připraveni podpořit vaši strategii. Podívejme se detailněji, jak mohou organizace naplánovat řízení jejich adopce M365.

Zaujměte správný přístup

Váš přístup k adopci může zachránit, nebo také zkazit celý výsledek. Pro skutečné řízení adopce Microsoft 365 musí poselství změny přijít shora, nikoli jen z IT. Pak je potřeba jej distribuovat v rámci celé vaší organizace.

Ale získat si každého není snadno proveditelné. Koneckonců, zavedení nové technologie, jako je Microsoft 365, je víc než jen technická migrace. Ve skutečnosti je jediným nejdůležitějším faktorem úspěšného řízení změny podpora ze strany seniorního managementu. Zjistili jsme dokonce, že 71 procent z organizací, ve kterých byl během změny v popředí vidět generální ředitel, uvádí, že změna proběhla extrémně úspěšně.

A zadruhé – technická připravenost a připravenost uživatelů musí jít ruku v ruce. Lídři změny musí obě aktivity současně naplánovat, provést pilotní testování a nové řešení nasadit. Propagace připravenosti uživatelů je v zásadě o naslouchání vašim uživatelům a poskytnutí příležitosti zapojit se do změny – takže se ujistěte, že jsou tyto komunikační kanály snadno dostupné i pro vaše vzdálené zaměstnance.

Proveďte správné kroky

Abyste mohli začít řídit vaši adopci M365, musí vaše organizace provést čtyři kroky. Pojďme se podívat, jaké to jsou, abyste věděli, jak způsobit největší dopad na váš projekt změny:

  1. Definujte vizi. Když začnete s tímto procesem, snažte se nastínit, jak bude vypadat od startu až do konce. Získejte cit pro to, co a koho budete potřebovat, abyste mohli začít sestavovat správný tým.
  2. Získejte podporu vedení. Zapojení lídra je přesně to, co chce každý v organizaci vidět, protože zde jde o víc, než jen o další upgrade IT. Když budou top manažeři tuto adopci podporovat, lidé to vezmou na vědomí.
  3. Vytvořte koalici pro změnu. Koalice pro změnu je skupina lídrů, kteří organizaci pomáhají vytvářet komunikaci a aktivity, aby zajistili, že se bude v příslušných odděleních formovat nový způsob práce. Vaše koalice pro změnu může být koučována certifikovaným manažerem změny nebo lídrem, který nastavuje tón aktivit a zpráv, které jsou realizovány.
  4. Proškolte koncové uživatele. Lidé jsou jako voda – vždy si najdou svoji cestu nejmenšího odporu, což obvykle znamená návrat k e-mailu, protože je to snadné. Pomozte jim stát se produktivnějšími a pochopit různé způsoby učení zavedením některých zvukových a vizuálních služeb, nabízených v aplikacích, jako je Microsoft Teams.
  5. Zvyšujte povědomí. Když lidé uvidí, jak Microsoft 365 přispívá k vašim ziskům a úspěchům, bude celá iniciativa mnohem úspěšnější. Distribuujte bezplatné zdroje, letáky a šablony pro komunikaci o tom, jak Microsoft 365 pomohl dosáhnout vašich cílů.

Rozdělte celý proces

Postup plánu adopce radíme rozdělit do jednoduchých kroků, které se skládají ze tří fází:

  1. Představení
  2. Nasazení
  3. Zvýšení hodnoty

První fází cesty je představení vašeho plánu adopce. To se skládá ze sestavení vašeho týmu prostřednictvím virtuálních kanálů jako třeba Microsoft Teams, definování vaší strategie a zjištění připravenosti. Postup adopce navrhuje sestavení různorodého týmu, který se bude skládat z následujících rolí:

  1. Výkonní sponzoři. To mohou být vlivní lídři, kteří podporují nadšení a slouží jako vzory, které aktivně podporují proces adopce.
  2. Majitelé úspěchů. Těmito členy týmu může být kdokoli, ale typicky pocházejí z IT nebo HR. Hrají roli ve strategii spolupráce a jde o vlivné lídry, kteří skutečně rozumějí spolupráci. Měli by nabízet nápady, jak mohou lidé lépe spolupracovat, a měli by být technicky zdatní.
  3. První uživatelé. Tito členové týmu se později, během širšího spuštění, stanou vašimi advokáty. Vyberte ve vaší organizaci zaměstnance, kteří jsou ochotní k adopci a připravení otestovat M365.
  4. Klíčoví uživatelé. Zde máte pilíře řízení změny. Vytvářejí povědomí a poskytují zpětnou vazbu. Vaši klíčoví uživatelé budou celý tento proces podporovat tím, že budou vám i koncovým uživatelům poskytovat užitečné informace.
  5. Očekávejte odpor. Když budete předem počítat s odporem, poskytne to vaší koalici pro změnu specifické akční kroky pro pochopení a řešení odporu. Může jít jak o pozitivní, tak i negativní kroky, které lze při řízení odporu podniknout. Tyto plány by měly být přizpůsobeny vaší organizaci na základě její kultury a sklonu ke změnám.

Posuňte se k další fázi

Jakmile sestavíte váš tým, měli byste mít připravený každý aspekt vašeho plánu adopce Microsoft 365 a být připraveni na jeho spuštění. Nyní se posunete ke druhé a třetí fázi procesu: tréninku vašich klíčových uživatelů a trvalému udržení změny.

Přestože se může plánování vaší adopce M365 zdát únavné, může díky němu vaše organizace skutečně zaznamenat změnu. Skálopevný proces vám pomůže projít následujícími dvěma částmi adopční strategie a přenést vás do budoucnosti. S připraveným týmem a podporou vedení byste měli být připravení získat první uživatele a spustit váš před-adopční plán.

Pokud potřebujete podporu, neváhejte nás kontaktovat. V SoftwareONE chápeme důležitost silného procesu implementace. Naše služba Easy365 Adoption byla navržena pro zrychlení procesu adopce, takže vaše organizace bude moci dříve začít využívat všechny výhody Microsoft 365.