EASY365 Adoption Series: Jak vytrénovat klíčové uživatele Microsoft 365

5 srpna, 2020
Petr Rosol

Autor

Petr Rosol

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

Vítejte u druhého dílu našeho seriálu Easy365 Adoption Series zaměřeného na adopci technologií Microsoft 365. Když už víte, jak představit plán, sestavit tým, definovat vaši strategii a určit celkovou připravenost vaší organizaci na Microsoft 365, měli byste být připraveni dozvědět se něco o dalším kroku, kterým je implementace.

V této druhé části našeho seriálu vás naučíme, jak pracovat s hlavními zainteresovanými osobami, tzv. ambasadory, na vytvoření a spuštění vašeho plánu adopce. Kroky, které podniknete, budou vyžadovat přípravu vašeho prostředí, spuštění pro první uživatele a úpravu vašeho plánu na základě jejich zpětné vazby. Podívejme se na to, jak vytrénovat vaše klíčové uživatele Microsoft 365.

Příprava vašeho prostředí

Úspěšná implementace začíná tím, že se ujistíte, že je vaše prostředí na nasazení technicky připraveno. Z pohledu koncového uživatele jsou technické problémy ty nejvíce frustrující, jelikož jsou zpravidla mimo kontrolu uživatelů. Proto je extrémně důležité před nasazením váš software otestovat a vzít na vědomí, jak ovlivňuje vaše prostředí – dříve, než zapojíte vaše klíčové uživatele.

Věnujte pozornost výkonu IT a jakýmkoli okamžitým změnám, které zaznamenáte při testování. Také se snažte identifikovat jakákoli narušení ve způsobu, jakým zaměstnanci pracují. Když zjistíte více o tom, jak se vaši lidí připojují ke svému pracovnímu prostředí – především jaký software a na jakých zařízeních používají – zjistíte také více o tom, kdo a jak bude M365 v budoucnu používat. Záměrem je shromáždit informace, potřebné k zavedení pravidel a postupů, které jste možná dříve neměli.

Nejdůležitějším aspektem tohoto kroku je připravenost vašeho service-desku na zvládnutí adopce takového kalibru. Množství příchozích hovorů a ticketů na podporu bezpochyby naroste a váš tým musí být připravený. Zahrnutím těchto členů týmu do plánů před spuštěním budete schopni seznámit je s procesem a pomoci jim zjistit, co mají očekávat.

Klíčem je zapojení koncových uživatelů

Dalším krokem tohoto procesu je práce na zapojení vašich koncových uživatelů. O adopci se musíte začít bavit a musíte to dělat často. Zapojte různé taktiky včetně takových, které jste možná již zkoušeli dříve, jako jsou třeba příspěvky v interních sociálních kanálech a distribučních skupinách. Nezapomeňte během této doby dávat pozor na ty, kteří jsou adopcí nadšení a připravení provést změnu. Právě toto jsou členové vaší organizace, kteří mohou být skvělými kandidáty na „ambasadory klíčové uživatele.

Alternativně se podívejte i na taktiky, které jste možná dříve nezkoušeli, jako jsou například různé akce na podporu angažovanosti. Pamatujete na podporu vedení, o které jsme hovořili v naší první fázi? Zapojte stejné lídry do pomoci koncovým uživatelům při jejich seznámení se plánem spuštění. Umístěte zkušební budky v kancelářích a zasedacích místnostech, uspořádejte online akce, zapojte působivé příklady nebo třeba postaru vytiskněte nějaké letáky.

Dalším způsobem komunikace hodnoty adopce M365 je využití scénářů. Identifikací a prioritizací scénářů a jejich následným plánováním a realizací budete schopni měřit a sdílet úspěchy programu. Právě takto budete schopni reportovat úspěchy a stavět na nich. S tím vám může pomoci naše služby Business Productivity Advisory.

A konečně, když navrhnete vaši strategii zapojení kolem otázky „Co z toho budu mít já?“, budete schopni zůstat naladěni na potřeby vaší organizace. Ostatně jde přesně o to, na co se vás budou vaši zaměstnanci ptát. Pokud budete komunikovat tuto změnu jako velkou příležitost k úspěchu vaší organizace, budou skutečně věřit, že M365 bude na ně a jejich tým mít zásadní dopad. Když budete pravidelně pořádat školení a budete mít k dispozici různé vzdělávací zdroje na vyžádání, bude mnohem pravděpodobnější, že tato adopce uspěje – využít můžete naší kontinuální služby Easy365.

Zvažte nejlepší postupy školení

Když skládáte váš program školení, berte v úvahu i současné nástroje na podporu produktivity, které již ve vaší organizaci provozujete. Pokud vaši uživatelé v současnosti pracují se starší verzí, jako je třeba Office 2010, možná nebude potřeba strávit mnoho času školením a všechno lze urychlit. Ohlédněte se zpět, jak proběhla vaše předchozí adopce tohoto systému na podporu produktivity a využijte tuto zkušenost při formování vaší nové strategie. Pamatujte, že není potřeba znovu vymýšlet kolo a použijte to, co funguje.

A zadruhé, získejte dobré znalosti o technických schopnostech vašich uživatelů. Někteří mohou být připravenější pustit se do nového systému než ostatní, proto se ujistěte, že jste schopni identifikovat ty, kteří potřebují další podporu. Aby ale nedošlo ke zmatení zaměstnanců, mějte na paměti také další probíhající programy změn. Měli byste se ujistit, že vaše implementace bude prezentována zcela odděleně od všeho dalšího, co se ve vaší organizaci odehrává.

A konečně – získejte zpětnou vazbu. Nepřetržitým učením se od vašich týmů zjistíte, jak by chtěly být vzdělávány. Ať už se posunete vpřed prostřednictvím více osobních školení, nebo zaměstnanci vyjádří svoje preference pro online školení, dělejte to, co funguje nejlépe, aby vše bez problému pokračovalo.

Identifikujte vaše klíčové uživatele a upravte váš plán adopce Microsoft 365

Pro lepší představu o tom, co v rámci vašeho plánu funguje a co ne, navrhněte vaši strategii školení tak, aby odpovídala vaší implementaci.

Nejprve začněte s vašimi sponzory a klíčovými uživateli Microsoft 365. Vaši Microsoft 365 ambasadoři mohou pocházet odkudkoli v rámci vaší organizace. Měli by být nadšení a znalí, ale v žádném ohledu by se nemělo očekávat, že budou experty na M365. Klíčoví uživatelé by měli být vidět v rámci celého procesu, takže mohou být i prvními lidmi, které kontaktujete pro získání zpětné vazby. Tento základní tým pomůže vaší organizaci, aby zůstala angažovaná, nadšená a inspirovaná.

Dále se budete potřebovat soustředit na přípravu IT. Realizujte pro vaše IT zdroje školení v administraci a ujistěte se, že váš tým získá formální akreditace. Tím posílíte důvěru vašeho IT oddělení jak ve vlastní schopnosti, tak i v nasazení nového řešení.

Poté, co se bude váš IT tým cítit komfortně, vytvořte podnikové skupiny pro zahájení hromadného školení, online a/nebo on-demand tréninků. Ať už vaši zaměstnanci pracují v kanceláři nebo z domu, budete se chtít ujistit, že budou všichni zaměstnanci nepřetržitě zapojeni. Když budete vaší organizaci neustále poskytovat tipy a triky nebo lekce, které si mohou projít během oběda, budou mít nasazení nového řešení stále na paměti. Pamatujte zde také na zapojení vašich klíčových uživatelů. V zásadě budou vaším neustálým hlasem zevnitř organizace.

Vytvořte program pro vaše první uživatele

Nyní, když znáte osvědčené postupy, jak školit a zapojit koncové uživatele a jak upravit váš plán, máte znalosti potřebné pro to, abyste mohli začít tvořit váš program pro první uživatele a poté přejít do další fáze: trvalé udržení změny. Program pro první uživatele pomůže vaší organizaci získat pohledy potřebné pro spuštění skutečně úspěšné adopce M365. Tento program je v podstatě testovacím provozem, což znamená, že odhalíte úskalí a získáte zpětnou vazbu, což je velmi důležité pro úspěch plné implementace.

Testováním s vašimi prvními uživateli získáte příležitost upravit vaši komunikaci, školení a podporu, abyste mohli postoupit dál. A klíčoví uživatelé, o jejichž identifikaci jsme se bavili? Uvažujte o vašich prvních uživatelích. Právě ti jsou skvělými kandidáty na klíčové uživatele, jelikož si mohli M365 otestovat dříve než všichni ostatní a mohou pomoci vést celý proces.

Pokud potřebujete podporu, neváhejte nás kontaktovat. V SoftwareONE chápeme důležitost silného procesu implementace. Naše služba Easy365 Adoption byla navržena pro zrychlení procesu adopce, takže vaše organizace bude moci dříve začít využívat všechny výhody Microsoft 365.