Efektivní používání Microsoft Teams v době post-pandemické

6 května, 2020
Petr Rosol

Autor

Petr Rosol

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

Bezpečnostní opatření v souvislosti s celosvětovou pandemií důkladně prověřila pružnost podnikových IT oddělení i zaměstnanců při schopnostech rychle zařídit vše potřebné a přejít do režimu práce na dálku. Obrovský úspěch přitom zaznamenalo řešení Microsoft Teams, určené pro týmovou komunikaci a spolupráci – odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. Situace se ale pomalu zklidňuje a provoz většiny firem i úřadů se pomalu vrací k normálu. Je tedy správný čas zamyslet se, jak s prací na dálku pokračovat a jak efektivně a bezpečně zařadit Microsoft Teams do každodenního provozu firmy.

Je zcela pochopitelné, že v první fázi proti pandemických opatření, zahrnujících zákaz cestování, zbytečného vycházení a setkávání se s dalšími lidmi, rozhodovala především rychlost a pružnost reakce na tuto změnu. A firmy reagovaly opravdu rychle – jak potvrzují údaje o raketovém růstu počtu zájmu o řešení Teams, které mělo na přelomu dubna a května přes 75 milionů aktivních uživatelů denně, zatímco o měsíc dříve Microsoft uváděl „jen“ 44 milionů aktivních uživatelů.

Proč pokračovat s Teams?

Jedním z důvodů, proč si firmy a další organizace zvolily pro podporu své práce na dálku právě Teams, je bezpochyby i fakt, že v době pandemie Covid-19 Microsoft zpřístupnil toto řešení firmám až do 500 tisíc uživatelů zdarma. Nicméně i při standardní situaci lze základní verzi Microsoft Teams nasadit až pro 300 uživatelů zdarma, zatímco vyšší verze Teams jsou standardní součástí předplatných Microsoft 365 Business Basic a Microsoft 365 Business Standard – které již mnoho firem a organizací používá.

Dalším, a pro řadu firem jistě ji hlavním, důvodem nasazení Microsoft Teams je skutečně komplexní pokrytí úkolů při sdílení a vyměňování informací v rámci týmů, komunikaci mezi jednotlivými pracovníky i pracovními skupinami, spolupráce nad společnými dokumenty, tabulkami nebo prezentacemi, plánování času nebo ukládání všech dat k projektům na jediné místo. Můžeme si přitom být jistí, že zaměstnanci, kteří si během několika krizových týdnů na používání Teams zvykli, jej budou chtít používat i nadále.

Zabezpečení a řízení Microsoft Teams

Zatímco samotné nasazení Teams probíhalo v minulých týdnech v mnoha firmách a organizacích za krizových podmínek, často v rychlosti a na dálku, teď už by si správci IT měli najít čas implementaci nového nástroje optimalizovat, zabezpečit a začít správně řídit. Správu celého prostředí Microsoft Teams zahrnujeme pod pojem Governance, kterým se myslí především přidělování licencí uživatelům, nastavení jednotlivých nástrojů a řízení jejich životního cyklu, stejně jako zabezpečení celého prostředí. Cílem je používat Teams efektivně, s maximálním využitím jeho možností a samozřejmě také bezpečně. Vzhledem k tomu, že se v Teams nachází, nebo bude nacházet velké množství firemních dokumentů, často i s velmi citlivým obsahem (nabídky, rozpočty atd.), ke kterým zaměstnanci přistupují z mnoha různých zařízení a často i mimo firemní síť, je otázka bezpečnosti klíčová. Úlohou Governance týmu je proto i nastavení pravidel přístupu k aplikacím a datům (nejlépe i v rámci tzv. podmíněného přístupu – Conditional Access) a možností sdílení dat s externími subjekty. Další pravidla pak řídí ukládání dat v rámci různých softwarových řešení, klasifikaci a šifrování citlivých informací nebo způsob zálohování, archivace a případné likvidace neaktuálních a nepotřebných dat.

Naučme se pracovat na dálku

Pokud po sobě pandemie čínského koronaviru zanechá nějaký pozitivní dopad, pak to bude jasný důkaz toho, že spolupráce na dálku funguje, existují pro ni výborné nástroje a zaměstnanci se s novým stylem práce zvládnou rychle sžít.

Pracovat se základními funkcemi Microsoft Teams se každý naučí velmi rychle, ale jakmile se situace uklidní, měl by se Governance tým zaměřit na správu oprávnění pro vytváření nových týmů a projektů, stanovení pravidel pro jejich pojmenovávání a řízení externího přístupu ke konverzacím a datům, stejně jako připojení externích aplikací či datových úložišť, klasifikaci informací sdílených v rámci Teams nebo schvalovací procesy.

Velmi důležité je také průběžně vzdělávat uživatele Microsoft Teams, nejlépe na příkladech konkrétních scénářů použití dostupných nástrojů týmové spolupráce při každodenních pracovních úlohách.

Chcete profesionálně řešit správu řešení Microsoft Teams? A naučit s ním vaše zaměstnance efektivně pracovat? SoftwareONE za tímto účelem poskytuje službu Microsoft 365 Governance, zaměřenou na řízení služeb cloudového řešení Microsoft 365, do kterého patří rovněž platforma Microsoft Teams. Kontaktujte nás pro více informací o efektivní správě a řízení prostředí Microsoft Office 365 a platformy Teams formou řízené služby.