Jak na úspěšný přechod na Microsoft Teams?

12 února, 2019
Petr Rosol

Autor

Petr Rosol

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

Nasazení Microsoft Teams je unikátní příležitostí pro změnu způsobu, jakým při práci komunikujeme, spolupracujeme ale i řídíme každodenní agendy či projekty. Je ale třeba provést jej správně.

Málokterá větší firma se dnes obejde bez nástrojů na vzdálenou spolupráci a online komunikaci. Proto není divu, že si řešení Skype for Business vybudovalo po celém světě obrovskou základnu firemních zákazníků a spokojených uživatelů. Microsoft se před dvěma lety rozhodl provést zásadní krok a přenesl všechny komunikační funkce řešení Skype for Business do zcela nového produktu Teams. Jelikož bude vývoj Skype for Business ukončen, dochází postupně k přesunu všech uživatelů tohoto řešení do moderního prostředí Microsoft Teams. Od 1. října loňského roku je u nových zákazníků Office 365 s méně než 500 uživateli automaticky nasazováno řešení Teams a o měsíc později začal proces postupného upgradu ze Skype for Business Online na Teams.

Aby Microsoft tento přesun podpořil, poskytuje firmám a organizacím řešení Teams až pro 300 uživatelů zcela zdarma. Velmi lákavá nabídka bezplatného nasazení nástroje na týmovou spolupráci, komunikaci a sdílení dat má ale jeden háček. Jakkoli se může jevit implementace Microsoft Teams jako snadná věc, bez dodržení určitých postupů se nedostaví očekávané přínosy v podobě efektivní práce jednotlivých zaměstnanců a celých týmů.

Mnohem více než Skype

Microsoft Teams nenahrazuje pouze funkcionality Skype for Business pro online komunikaci a schůzky formou audio a videokonferencí, ale představuje celý virtuální pracovní prostor zaměřený na spolupráci, v němž najdete všechno na jednom místě. Členové týmu tak mohou efektivně spolupracovat bez ohledu na to, kde se právě nacházejí. Mohou jednoduše komunikovat prostřednictvím chatu, ukládat a sdílet soubory, řídit úkoly, mít přístup k poznámkám, kontaktům na kolegy a dalším nástrojům. Současně mají členové týmu možnost spolupracovat nad Office dokumenty.

Z rozsáhlé nabídky funkcí a nástrojů Microsoft Teams ale také vyplývá, že při přechodu ze Skype for Business nejde jen o prostou výměnu jednoho komunikačního řešení za jiné, ale o implementaci zcela nového systému, který ovlivní individuální i týmovou práci všech uživatelů. Proto je třeba k nasazení Teams, ať už jako nového řešení nebo v rámci přesunu ze Skype for Business, postupovat projektovým způsobem.

Úspěšné nasazení Microsoft Teams

Předpoklady úspěšného nasazení Microsoft Teams jsou podobné, jako při dalších projektech implementace podnikových systémů. Nejde však jenom o systém. Teams, více než kterékoliv systémy, mění v mnoha případech zaběhnuté způsoby, jakým lidé pracují nebo komunikují, ale také často předpokládá změnu myšlení a přístupu uživatelů. Naprosto klíčové je, aby se přechodu to Teams účastnili zástupci a vlastníci klíčových agend, a celý projekt nebyl veden pouze jako IT projekt, ale projekt změnový. Sestavte projektový tým, který bude garantem provedení jednotlivých kroků přechodu, a zaměřte se na jednotlivé fáze:

  • Analýza: Rozhodně začněte analýzou skutečných potřeb vašich zaměstnanců při týmové spolupráci a komunikaci. Jakým způsobem vaši zaměstnanci nejčastěji pracují? Jaké nástroje používají dnes a jak dopovídají jejich potřebám? S jakými zařízeními zaměstnanci nejčastěji pracují?
  • Implementace: Během přechodné fáze je třeba zajistit bezproblémovou funkčnost nástrojů a aplikací, které zaměstnanci každodenně využívají. Velmi dobrým řešením, kterým se vyhnete mnoha případným problémům, je postupná implementace Microsoft Teams v rámci jednotlivých úloh (komunikace, sdílení dat, spolupráce) nebo oddělení a týmů. Po ověření těchto pilotních projektů bude implementace v rámci celé firmy či organizace mnohem snazší.
  • Adopce: Naprosto klíčové pro přechod na nové nástroje v rámci Teams je, aby s nimi všichni zaměstnanci uměli efektivně pracovat. V SoftwareONE tento problém řeší naše služba Easy365, v rámci, které poskytujeme průvodce, návody a uživatelské scénáře, na základě kterých zaměstnanci zjistí a pochopí, jak jim nové nástroje usnadní práci.
  • Řízení: Přestože je Microsoft Teams plně cloudovým řešením, o jehož provoz se z technického hlediska nemusí nikdo z firmy starat, je třeba nastavit pravidla používání nástrojů týmové spolupráce a zabezpečení dat a spravovat uživatelské účty zaměstnanců i externích spolupracovníků.
  • Kontinuální podpora: Microsoft Teams je moderní nástroj, jehož funkce a možnosti se neustále vyvíjejí. Již nyní jsou k dispozici desítky aplikací a doplňků, kterými lze systém Teams rozšířit o rozsáhlé možnosti zpracování dat a napojení na další podnikové systémy nebo cloudové služby. Mění se i úlohy a procesy v rámci firem, proto je třeba neustále hledat příležitosti a scénáře, kde mohou nové nástroje zefektivnit práci a podpořit nové podnikatelské příležitosti.

Neřízené (živelné) nasazení Microsoft Teams může znamenat nejen ztrátu příležitosti pro zvýšení efektivity práce, pokud s novým nástrojem nebudou zaměstnanci umět správně pracovat, ale také zásadní riziko z hlediska bezpečnosti. Typickým bezpečnostním problémem je neřízený přístup externích uživatelů k datům sdíleným v rámci platformy Teams a s tím související úniky citlivých informací (rozpočty, nabídky, kontakty ad.). Nedostatečné řízení projektu mívá za následek chybějící pravidla pro práci s nástroji Teams a nekonzistentní způsob jejich používání v rámci společnosti. Mnoho firem a organizací se rovněž potýká s tím, že jejich IT oddělení není připraveno nové nástroje řídit a poskytovat uživatelům potřebnou podporu.

Rozhodně přejděte, ale s rozumem

Našim zákazníkům přechod na moderní řešení Microsoft Teams (na základě analýz potřeb) doporučujeme, nejen proto, že podpora Skype for Business brzy skončí. Teams je ale vhodným nástrojem i pro společnosti, které zatím žádný online nástroj pro týmovou komunikaci a spolupráci nepoužívají. Důležité ale je, řídit nasazení Teams jako projekt, získat pro něj podporu managementu a správně jej komunikovat zaměstnancům. Kontaktujte nás, pokud se chcete o nasazení Microsoft Teams poradit s nezávislými odborníky.

Přidat komentář