Neztraťe se v Teams: Tipy pro efektivní práci

Červen 18, 2019
Petr Rosol

Autor

Petr Rosol

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

Microsoft Teams je moderní řešení týmové komunikace a spolupráce. Jde o virtuální pracovní prostor zaměřený na spolupráci, kde najdete všechny potřebné nástroje na jediném místě. Díky Teams mohou členové týmu efektivně spolupracovat bez ohledu na to, kde se právě nacházejí a s jakým zařízením pracují. Mohou jednoduše komunikovat prostřednictvím chatu, ukládat a sdílet soubory, řídit úkoly, mít přístup k poznámkám, kontaktům i dalším nástrojům.                

Možnosti řešení Teams jsou opravdu rozsáhlé, takže nemusí být snadné naučit se se všemi nástroji správně pracovat, jakmile úspěšně přejdete do Microsoft Teams. Také spolupráce v týmech by měla mít svá pravidla, aby všichni uživatelé pracovali s řešením Teams stejným způsobem a mohli tak maximálně využít jeho potenciál pro zvýšení své efektivity. Proto jsme pro vás připravili několik základních tipů, jak v prostředí Microsoft Teams pracovat.

Jak se mění hlavní nástroje pro komunikaci a spolupráci v závislosti na tom, kdy jste se narodili a co vás během života ovlivnilo? To vám prozradí naše infografika!

5 základních pravidel pro práci s Microsoft Teams

Pro aktuální uživatele aplikací a služeb řešení Office 365 nebude přechod na Teams zásadní změnou ve způsobu práce. Přesto byste měli respektovat několik jednoduchých pravidel, jak s Teams pracovat.

1. Instalujte si aplikace Teams do počítače i smartphonu

S Microsoft Teams lze pracovat i v prostředí internetového prohlížeče, ale teprve aplikace pro počítače a mobilní zařízení otevírají všechny možnosti použití dostupných nástrojů a funkcí. Kromě platformy Windows je aplikace Teams dostupná také pro smartphony a tablety s Androidem a iOS.

2. Nastavte si notifikace

S aplikací Teams budete okamžitě vědět, že vás někdo z kolegů zmínil v konverzaci nebo že jste dostali přiřazený nový úkol v rámci týmu. V nastavení aplikace Teams můžete řídit, která oznámení se vám budou zobrazovat, abyste jimi nebyli zbytečně zahlceni, ale aby vám současně nic důležitého neuniklo.

3. Nevytvářejte týmy zbytečně

U každého nového projektu si nejprve ověřte, zdali již není vytvořen tým, který odpovídá vašim potřebám. Pokud ne, domluvte se s kolegy na jeho vytvoření a pojmenování. Často ale stačí jen založit nový kanál v některém ze stávajících týmů.

4. Nezahlcujte týmy funkcemi

Každý nový kanál v rámci týmu umožňuje spravovat konverzace a sdílené soubory. Mnoho projektů si s touto výbavou vystačí a není tedy nutné přidávat propojení s dalšími aplikacemi jako třeba SharePoint, Planner nebo OneNote.

5. Používejte Teams jako nástroj pro interní spolupráci

V rámci spolupráce v týmu slouží Teams jako efektivní komunikační nástroj, který na jediném místě uchovává veškerou komunikaci, která by jinak byla roztroušena v desítkách e-mailů. Pro formální komunikaci s lidmi mimo firmu má ale e-mail stále svoji nezastupitelnou roli.

Konverzace v Microsoft Teams

Týmová komunikace je jednou z hlavních zbraní řešení Teams. Aby vám ale opravu usnadnila spolupráci s kolegy, je nutné ji využívat správným způsobem.

1. Jak zahrnout kolegy do konverzace?

Chcete-li upozornit kolegu v týmu, že se jej váš nový příspěvek v konverzaci přímo týká, použijte znak @ a z automaticky otevřené nabídky zvolte příslušného člena týmu. Ten pak obdrží notifikaci o novém příspěvku.

2. Upozornění pro celý tým

Podobným způsobem, jako jednotlivé kolegy můžete na nový příspěvek upozornit také všechny členy týmu. Použijte k tomu znak @ a doplňte jej názvem týmu. Upozornění pro kolegy a celé týmy byste neměli používat zbytečně – nikdo není rád zahlcován notifikacemi zpráv.

3. Palec nahoru a emotikony

Konverzace v aplikaci Teams obsahuje i prvky známé ze sociálních sítí a internetových komunikátorů. Například tlačítko s palcem nahoru může představovat souhlas se závěrem konverzace. Dále jsou k dispozici také emotikony, memy nebo animace.

4. Rozmyslete si zahrnutí externistů

Do komunikace v rámci Teams je možné zapojit také externí spolupracovníky. Musíte si ale být jistí, že nebude vadit, když tito externisté uvidí také další obsah konverzací. Zahrnutí externistů také nemusí být povoleno v rámci pravidel pro sdílení dat v rámci vaší organizace.

5. Využití e-mailu při komunikaci v Teams

Každý kanál v rámci týmu má svoji unikátní e-mailovou adresu. Získáte ji, když na název kanálu kliknete pravým tlačítkem myši. S pomocí této adresy můžete například sbírat vstupy a připomínky od lidí mimo tým.

Práce s kanály v Teams

Kanály v rámci jednotlivých týmů v Microsoft Teams fungují podobně jako složky na SharePoint Serveru nebo sdílené disky. Pro větší přehlednost můžete do jednotlivých kanálů rozdělit konverzace, sdílené soubory i další obsah.

1. Zakládání a pojmenovávání kanálů

Přestože je možné vytvářet prakticky neomezený počet kanálů, jistě časem zjistíte, že není nutné zakládat samostatný kanál pro každý dílčí krok projektu. Na pojmenovávání kanálů se předem dohodněte s ostatními členy týmu a pokud to není nezbytně nutné, později jej neměňte.

2. Využití kanálu Obecné

V rámci každého týmu je v Teams automaticky vytvořen kanál Obecné. Doporučujeme vám diskutovat v něm témata a otázky, které nesouvisejí s konkrétními projekty, pro které budou vytvořeny samostatné kanály.

3. Nevytvářejte kanály zbytečně

Není neobvyklé, že je v rámci týmů vytvořeno zbytečně mnoho kanálů. Když pak chcete zahájit novou konverzaci nebo sdílet další soubor, není úplně jasné, jaký kanál použít. Vyhněte se zmatkům a zakládejte nové kanály jen když je to opravdu nutné.

Sdílení souborů

Řešení Teams je velmi úzce provázáno s dalšími aplikacemi a službami Office 365. Například všechny soubory nahrané do Teams jsou ukládány do SharePointu, kde je pro váš tým automaticky vytvořen prostor na sdílená data.

1.Limity pro ukládání dat

Do Teams můžete uložit nejvýše 15 GB dat. Pro běžné dokumenty, nabídky, prezentace či tabulky nepředstavuje tato kapacita žádné omezení. Z důvodu limitu počtu znaků v cestě k souborům nepoužívejte více než tři úrovně složek.

2. Synchronizujte si soubory pro off-line přístup

Prostřednictvím aplikace OneDrive pro Windows, macOS i mobilní platformy Android a iOS si můžete potřebná data z Teams synchronizovat do notebooku nebo mobilních zařízení a pracovat i bez připojení k internetu.

3. Využití funkcí SharePointu

Ke všem souborům sdíleným v Teams můžete přistupovat také prostřednictvím SharePointu, který nabízí pokročilé možnosti pro jejich zpracování. Rovněž je možné nastavit přístupová oprávněné pro různé uživatele.

Soukromý chat

Microsoft produktem Teams plně nahrazuje komunikační řešení Skype pro firmy. Proto je v Teams k dispozici také funkce soukromého chatu, umožňující přímou komunikaci s kolegy, mimo všem dostupnou konverzaci v rámci týmů.

1. Chat v Teams pro soukromou komunikaci

Funkce soukromého chatu v Teams odpovídají oblíbeným internetovým komunikátorům. Na rozdíl od konverzace v rámci týmových kanálů má ke zprávám v chatu přístup pouze jejich příjemce.

2. Při více účastnících přejděte na konverzaci

Soukromý chat slouží především pro komunikaci mimo řešený projekt, a pokud potřebujete rychlou reakci příjemce zprávy. Přestože je možné do soukromého chatu zapojit více osob, potřebujete-li často komunikovat s více kolegy, založte si k tomu tým.

3. Soukromé sdílení dat

I v rámci soukromého chatu lze s kolegy sdílet soubory libovolného typu. Dále jsou k dispozici i hlasové a video hovory, stejně jako možnost sdílení pracovní plochy.

Schůzky a hovory

Jako plnohodnotné náhradě za Skype pro firmy nemůže aplikaci Teams chybět možnost pořádání schůzek prostřednictvím hlasových a video hovorů. Ke schůzce je možné připojit se prostřednictvím telekonferenčních systémů, počítače i mobilních zařízení.

1.Plánování schůzek

Schůzky je možné organizovat individuálně s jednotlivými kolegy nebo s celým týmem. Aplikace Teams obsahuje kalendář schůzek, který vám pomůže s plánováním.

2. Když to jde, použijte video

Schůzky prostřednictvím video konferencí jsou podstatně efektivnější. Pokud to vaše internetové připojení umožňuje, využijte přenos videa.

3. Sdílení obrazovky

Během schůzek prostřednictvím Teams je možné zasílat kolegům soubory, sdílet obsah obrazovky nebo pracovat nad společnými dokumenty – nabídkami, prezentacemi nebo třeba rozpočty. K dispozici je i textový chat.

Naučíme vás pracovat s Microsoft Teams

V rámci našich služeb Easy365 Adoption a Easy365Simple představujeme ve firmách a organizacích, které nasazují Microsoft Teams a další komponenty řešení Office 365, uživatelské scénáře používání jednotlivých nástrojů a služeb. Cílem našich služeb je představit jednoduchým způsobem výhody používání moderních cloudových technologií zaměstnancům, naučit je správně je používat při každodenní práci a zvýšit tak jejich efektivitu.

Přidat komentář