Řízení zaměstnanců na dálku: Co by měli šéfové vědět?

25 května, 2020
Petr Rosol

Autor

Petr Rosol

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

S náporem, s jakým organizace po celém světě okamžitě nastavily pravidla pro práci na dálku, si šéfové firem začínají rychle uvědomovat celou řadu problémů. Tento masivní, bezprecedentní přesun k práci na dálku, jakkoli je důležitý, přišel s potřebou rychle nastavit strategie vzdálené práce, aby bylo zajištěno, že budou firmy fungovat jako obvykle. I přesto, že se situace pomalu mění, spousta z nás i nadále pokračuje v práci z domova….

V typickém každodenním pracovním prostředí poskytuje možnost práce na dálku několik vítaných přínosů. Patří mezi ně flexibilní pracovní doba, volitelné prostředí, méně vyrušování a minimální nebo žádné dojíždění. Ale pro mnoho z těch, kdo každodenně dochází do kanceláře, může přechod na práci na dálku znamenat určitý diskomfort, demotivovanost, zmatení a možná i pocit izolace.

Kromě těchto potíží, se kterými se potýkají zaměstnanci, mají šéfové řadu vlastních nových problémů. Některé společnosti řeší zásadní nárůst počtu na dálku pracujících koncových uživatelů, zatímco další se v tomto teritoriu pohybují úplně poprvé. Na pomoc jejich zaměstnancům, nastavit se na tento nový styl práce, jsme připravili seznam záležitostí, které by měli šéfové zvážit při řízení svých zaměstnanců na dálku:

1. Očekávání a připravenost lidí

Různé organizace mají různé představy o tom, co to znamená udělat něco „rychle“ nebo „dobře“. Během této změny je důležité, aby šéfové všem svým zaměstnancům velmi jasně vysvětlili svá očekávání. Pokud i dříve existovaly nějaké nejasnosti, je důležitější než kdy jindy, aby zaměstnanci rozuměli jejich očekáváním při práci na dálku. Čím více budou připraveni, tím mohou být efektivnější.

Abyste zajistili, že budou vaši zaměstnanci vybaveni jasným přehledem očekávání a pravidel:

  • Ukažte příklady práce, kterou je potřeba udělat.
  • Nastavte termíny a ujasněte si, co jsou pevná a flexibilní data.
  • Sdílejte vaše kalendáře, aby si zaměstnanci mohli optimalizovat čas na schůzky a hovory.
  • Poskytněte vašim zaměstnancům jasnou a otevřenou linku pro komunikaci.

2. Potřeba platformy pro jednotnou komunikaci

Pokud zaměstnanci pracující na dálku nemají možnost efektivního sdílení a stahování souborů, komunikace s dalšími spolupracovníky a organizace schůzek, jako kdyby byli v kanceláři, bude práce na dálku problém, nebo prostě nebude fungovat. Jestli už nějakou nemáte, bude první zásadní investicí při převodu vašich zaměstnanců na práci na dálku platforma na jednotnou komunikaci, jako je Microsoft Teams.

Je životně důležité, aby měly organizace nastavenou strategii jednotné komunikace a aby měli uživatelé přístup ke spolehlivému nástroji, umožňujícímu komunikaci a spolupráci. Nastavení této strategie navíc vašim zaměstnancům pomůže cítit se více propojení během doby, kdy by si připadali izolovaní. Jako strategický partner společnosti Microsoft může SoftwareONE vaší organizaci pomoci nasadit Microsoft Teams rychle a efektivně. S touto platformou můžete zajistit, že budou vaši uživatelé lépe propojení a produktivnější.

3. Připravenost IT a řízení zabezpečení

Ve většině případů byla IT oddělení už tak dost přetížená a vyčerpaná, ještě před současným globálním vývojem. Když k tomu přidáte frustraci zaměstnanců a nejistotu kolem toho, jak mají nyní pracovat, je jasné, proč by mohla utrpět celková produktivita.

IT experti se proto museli vypořádat s kritickou situací, když měli vybudovat, spustit a podporovat řešení práce z domu, proškolit všechny uživatele a to vše připravit neprodleně. Možná, že vaše firma už v minulosti zvažovala možnost práce na dálku, ale nikdy ji plně neotestovala, nenasadila nebo neaplikovala v rámci celé společnosti. A co je důležitější, s koncovými uživateli v jejich domovech, tedy mimo podnikovou síť, nemají už IT oddělení takový přehled o zabezpečení, jak je běžné.

Abyste se vypořádali s těmito problémy, zvažte nasazení následujících služeb:

Řízené zabezpečení

Služby řízeného zabezpečení od SoftwareONE zajistí vaší organizaci ochranu před bezpečnostními hrozbami a současně i lepší dodržování licenčních podmínek. Potřebujete znát svoje rizika, chránit svůj majetek a udržet si náskok před hrozbami v současném mobilním a cloudovém světě.

Řízené zálohování

S naší službou řízeného zálohování můžete zajistit ochranu vašich dat – ať už on-premise, nebo v cloudu. Mnoho organizací možná nemá k dispozici zdroje, šířku pásma nebo know-how, aby mohly zajistit soudržný program zálohování. Ale s řízeným zálohováním můžete využít všechny výhody zálohování do cloudu, a přitom si udržet přístup a vlastnictví.

Řízení cloudových služeb

Abyste mohli optimalizovat využití cloudu ve vaší firmě, je klíčové nasadit řízení cloudových služeb. Naše služba řízení cloudových služeb se skládá z lidí, procesů a technologie, se kterou navrhnete, vytvoříte, automatizujete a budete řídit vaše cloudové iniciativy.

4. Škálování a opakované použití softwarových licencí

Nárůst počtu zaměstnanců pracujících na dálku znamená i potřebu většího množství softwarových licencí. Získat přehled a porozumět tomu, jestli máte k dispozici licence pro opakované použití, nebo potřebujete pořídit další licence, nemusí být vždy zrovna snadné. Naše poradenské služby vám pomohou ujasnit si situaci s vaším licencováním.

Díky široké škále dostupného softwaru mohou organizace rychle plánovat a nasazovat řešení pro práci na dálku. Od VPN po služby vzdáleného přístupu k pracovní ploše a cloudové služby jsou k dispozici řešení, která pomohou zaměstnancům vykonávat jejich práci na dálku.

Když vám záleží na čase, ale nechcete plýtvat zdroji na předražené nebo redundantní technologie, zvažte digitální dodavatelský řetězec. Aby pomohlo zajistit odpovídající zdroje pro zaměstnance pracující z domu, může vám toto řešení pomoci rychle, účinně a s efektivními náklady nakoupit nové licence při zachování hodnoty v rámci celého životního cyklu softwaru.

Ale co když budete později potřebovat řídit váš počet licencí? I s tím vám můžeme pomoci. Náš proprietární nástroj na správu softwaru PyraCloud nabízí možnost nakupovat softwarové licence a předplatné cloudových služeb a také v rámci jediné platformy poskytuje přehled o veškerém vašem on-premise a cloudovém softwarovém majetku. S touto platformou si můžete být jistí, že budete pro vaši organizaci přijímat informovaná podnikatelská rozhodnutí.

A nakonec je nejdůležitější pamatovat na to, že vaší první linií jsou vaši zaměstnanci, a že pokud nebudete připraveni vy, tak oni také ne. Při hodnocení možností do budoucna by organizace měly mít nejen nastaveny strategie a plány na zmírnění rizik pro případ neočekávaných událostí, ale měly by také vědět, co je v jejich portfoliu nástrojů a umět to plně využít. Pamatujte na to, že společnost SoftwareONE je zde, aby vám nyní pomohla a že je neustále ochotná pomoci vám připravit se na budoucnost.