S Microsoft Teams zvládnete mnohem víc

Leden 23, 2019
Michal Šafář

Autor

Michal Šafář

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

Od svého uvedení v roce 2016 si řešení Microsoft Teams získalo popularitu ve firmách po celém světě. Důvod je jasný – Microsoft Teams pomáhá zásadně zvyšovat produktivitu týmové spolupráce.

Microsoft má s vývojem nástrojů na týmovou spolupráci dlouholeté zkušenosti a jeho Skype for Business je ve firmách po celém světě aktuálně nejpoužívanějším nástrojem na on-line týmovou komunikaci a spolupráci. V posledních letech jej ale velmi rychle nahrazuje novější řešení Microsoft Teams, které zcela zásadně rozšiřuje možnosti týmové spolupráce a sdílení informací i dat.

Vše na jednom místě

Microsoft Teams je pracovním prostorem, jehož základem je možnost sdílení souborů v rámci týmů, projektů a konverzací, stejně jako společná práce na dokumentech, tabulkách či prezentacích v prostředí Office aplikací. Stejně jako Skype for Business má i Microsoft Teams funkce pro online schůzky formou audio- i videokonferencí (včetně jejich nahrávání a archivace), skupinový chat nebo sdílení pracovní plochy či oken aplikací. Současně ale daleko více prohlubuje možnosti práce s cloudovými službami a nástroji nejen z prostředí Office 365.

Všechny dokumenty sdílené v rámci týmu jsou uloženy na jediném místě, takže je nikdo nemusí zdlouhavě hledat ve stovkách e-mailů a náročně zjišťovat, která z mnoha verzí je vlastně aktuální. Funkce na spolupráci nad společnými dokumenty zaznamenávají změny provedené jednotlivými členy týmu a vždy nabídnou nejnovější verzi se všemi předchozími úpravami. Díky tomu se už nestane, že bude někdo připomínkovat dáno neaktuální verzi nabídky, rozpočtu nebo prezentace pro zákazníky.

S konkrétními týmy a projekty jsou na jednom místě uloženy nejen dokumenty, ale také veškerá komunikace (probíhá-li elektronickou cestou), poznámky nebo zápisy ze schůzek. Ve všech typech obsahu lze rychle vyhledávat a pak s ním také dále pracovat v aplikacích Office 365.

Efektivní využití času

Microsoft Teams podporuje mobilitu a práci v týmech bez ohledu na čas a vzdálenost. S přístupem prostřednictvím webového rozhraní z libovolného internetového prohlížeče, přehledné desktopové aplikace nebo mobilních aplikací pro smartphony a tablety je možné připojit se k pracovnímu prostoru odkudkoli a kdykoli. Nové zprávy od kolegů si můžete pročíst cestou do práce, aktuální verzi nabídky či prezentace si projít v kavárně nebo v čekárně u lékaře a ke schůzce se připojit telefonem během cesty autem. K aktuální komunikaci i souborům se dostanete kdykoli a z jakéhokoli zařízení a práci rozdělanou ve smartphonu můžete klidně dokončit v počítači – a naopak.

Pro firmy a organizace, využívající Office 365, je nasazení Microsoft Teams jasnou volbou. Rozšiřuje totiž možnosti použití aplikací nejen z Office 365 a propojuje týmy s jejich soubory a komunikačními nástroji. Nad rámec aplikací Office 356 jsou k dispozici další desítky nástrojů, se kterými lze funkce Microsoft Teams rozšířit například o projektové řízení, analýzu dat, práci s databázemi a mnoho dalšího. Uživatelé tak mají vždy vše potřebné na jednom místě, přehledně řazené podle příslušného tématu, projektu či jiné agendy.

Přechod na Microsoft Teams

Již v říjnu roku 2017 ohlásil Microsoft postupné ukončení produktu Skype for Business Online a jeho nahrazení nástrojem Microsoft Teams. K přesunu uživatelů Skype for Business Online již dochází od konce minulého roku. Přechod firem a organizací na Microsoft Teams je navíc podpořen bezplatnou dostupností nového řešení týmové spolupráce až do 300 uživatelů. Přesto není migrace na Microsoft Teams triviální záležitostí.

Přechod na Microsoft Teams sice představuje ideální příležitost k mnohem širšímu využití ostatních nástrojů z prostředí Office 365 a zvýšení osobní i týmové produktivity, je ale třeba jej provést s náležitou přípravou a pozorností. Neproběhne-li před migrací na Microsoft Teams pečlivá analýza byznys potřeb a IT prostředí a nebude-li celý projekt správně řízen, existuje značné riziko, že nové nástroje a funkce nebudou využívány efektivně. Právě rizikům neřízeného přechodu z hlediska bezpečnosti dat a efektivity práce, se budeme věnovat v následujících článcích o řešení Microsoft Teams.

Přidat komentář