5 nejlepších postupů pro úspěšnou správu softwarového majetku

17 prosince, 2018
SoftwareONE Czech Republic

Autor

SoftwareONE Czech Republic

Dnes je správa softwarového majetku (Software Asset Management, SAM) důležitější než kdy dříve. Je tomu tak proto, protože organizace používají stále více softwaru. Neustále jsou vyvíjeny nové nástroje, které pomáhají s obrovským množstvím podnikových úloh od marketingu, přes obchod až po HR. Z tohoto důvodu již software není něco, u čeho se předpokládá, že má vliv jen na IT tým nebo je to jen jeho zodpovědností.

S přílivem tolika nových nástrojů musí organizace zajistit, že budou mít nastavený plán správy softwarového majetku pro zajištění dodržování licenčních podmínek a sledování výdajů a použití. Zavedení plánu SAM vyžaduje čas a úsilí zúčastněných stran v různých odděleních. I přesto se ale organizacím nemusí podařit zavést efektivní SAM, pokud nebudou následovat osvědčené postupy správy softwarového majetku, aby se vyhnuli dnes běžným chybám SAM.

Vzhledem k tomu, jak organizace vyvíjejí strategie, aby držely krok s moderním stylem používání softwaru, existují osvědčené postupy SAM, které musejí mít na paměti, stejně jako chyby, kterým je třeba se vyhnout.

Omyly, které hrozí SAM

Aby mohlo SAM efektivně pracovat a minimalizovat rizika auditu pro organizaci, musí si organizace uvědomit chyby, které mohou vést k nepřesným údajům a snížit legitimitu celého programu.

  • Stínové IT – Mějte se na pozoru – Nedávná studie ukazuje, že s 90 procenty šéfů IT nejsou konzultovány nákupy IT řešení a 31 procent ředitelů IT je při nákupech obcházeno pravidelně. Ústí to v tzv. stínové IT (shadow IT) nebo používání IT řešení v rámci organizace bez řádného procesu nákupu nebo z prověřených kanálů. IT týmy si musí hrozbu stínového IT uvědomovat a mít strategii, která zajistí, že budou mít neustále důsledný přehled o používaných řešeních.
  • Neúčtování distribuovaných prostředí – Organizace dnes provozují programy v on-premise datových centrech a v cloudu. Pro získání přesného přehledu o nárocích, inventáři a spotřebě potřebují SAM týmy zajistit, že budou schopné agregovat a centralizovaným způsobem normalizovat data o on-premise a cloudu. V tomto procesu pomáhá i vlastní platforma PyraCloud společnosti SoftwareONE.
  • Pokusy automatizovat proces SAM – S tolika dostupnými SAM nástroji na zjišťování majetku a korelaci dat získá mnoho organizací dojem, že mohou proces SAM automatizovat. Nicméně, jednoduché nasazení SAM nástroje nezajistí shodu s licenčními podmínkami, ale může vést k falešnému pocitu bezpečí, že nehrozí audit. SAM vyžaduje pravidelnou údržbu a monitoring zkušeným týmem.

Nejlepší postupy správy softwarového majetku

Když vyjdeme z těchto tří běžných problémů, nabízíme vám pět osvědčených postupů správy softwarového majetku, které by měly organizace začlenit do své strategie SAM, aby zajistili její úspěch.

  • Agregování dat z on-premise a cloudu – Správná data jsou základem úspěšného SAM programu. Při tolika organizacích, provozujících řešení v on-premise datových centrech i v cloudu, znamená mít přesná data křížové odkazování licencí, nároků a využití napříč těmito distribuovanými hybridními prostředími a normalizovat tato data pro zajištění přehledu o všech programech, provozovaných v podnikové síti. Pro efektivní agregování těchto dat musí organizace věnovat čas výběru SAM nástroje, který bude odpovídat cílům podniku, týkajícím se hybridních a multi-cloudových prostředí.
  • Centralizace SAM dat – Jakmile je váš SAM program nastaven a funkční, je důležité zřídit jediné centrální úložiště, ve kterém se budou schraňovat všechny informace o licencování, nárocích, inventáři a spotřebě on-premise i cloudového softwaru. Tím bude zajištěno, že budou mít všechny zainteresované osoby přístup ke konzistentním datům, aniž aby třeba někdo nechtíc odkazoval na zastaralý záznam při rozhodování o nákupu nebo obnově licencí.
  • Vytvoření a vymáhání pravidel pro nákup – V rámci boje s dopady stínového IT si musí organizace vytvořit a pak vymáhat pravidla nákupu, která umožní oddělením získat řešení, která potřebují, ale přitom zajistí, že projdou odpovídajícími kanály, aby byly zaznamenány licence a splněny požadavky na zabezpečení. To ale vyžaduje úzkou spolupráci mezi šéfy pro IT a nákup (CIO a CPO). Tito manažeři společně nastaví pravidla, která zajistí, že budou nové nákupy sladěny s celkovými potřebami firmy a že budou řízeny během celého životního cyklu softwaru. Pak budou spolupracovat se zainteresovanými osobami ze všech divizí, aby udržovali aktuální informace o licencování a minimalizovali překrývání možností nových i současných řešení.
  • Nespoléhejte jen na samotné nástroje – Jen samotné nasazení SAM nástroje automaticky nezajistí, že bude vaše organizace dodržovat licenční podmínky. I když jsou tyto nástroje nezbytnou součástí zjišťování majetku a agregace dat, vyžadují pravidelnou údržbu od týmu, který rozumí nuancím licencování, je schopný ošetřit mezery v rozpoznávání softwaru a zvládne řešit problémy s SAM nástroji. Spoléhání se jen na samotný nástroj může často vést k nepřesným datům, která zanechají organizaci nepřipravenou na audit.
  • Postavte SAM tým s odbornými znalostmi a zkušenostmi – Nejdůležitější součástí úspěšného SAM programu je mít zkušený SAM tým, který dokáže dát smysl všem datům, získaným během zjišťování majetku. Za tímto účelem musí organizace zajistit, že budou mít tým se zkušenostmi s licenčními modely nejvýznamnějších vydavatelů, jako jsou Microsoft a Oracle. Tito členové týmu mají klíčovou roli při ověřování nároků (tedy procesu, který nelze automatizovat), správě historických nároků i odhalování problémů s integritou dat.

Shrnutí

Jak organizace nasazují stále větší množství softwaru v hybridních a multi-cloudových prostředích, je efektivní správa softwarového majetku nedílnou součástí řízení a udržování shody s licenčními podmínkami. Dodržování těchto osvědčených postupů SAM zajistí úspěšnost programu SAM, který nebude jen vyspělý, ale také prediktivní, aby poskytnul přehled o nadcházejících potřebách firmy a v konečném důsledku ukázal cestu ke komplexnímu plánu úspory nákladů. Nechte si od našich SAM konzultantů poradit, jak na to!