Používejte Microsoft Teams a zůstaňte ve spojení v měnícím se světě

25 března, 2020
Petr Rosol

Autor

Petr Rosol

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

V uplynulých dvaceti letech prošel svět podstatnou změnou – ukazuje se, že jedinou jistotou je nejistota. Když se mění svět ve kterém žijeme, zásadně se mění i to, jak pracujeme.

Proto není vhodnější doba než teď, pobavit se o přínosech a rizicích práce z domova. Bez ohledu na to, jak nepředvídatelný může svět být, měli byste pochopit, jakou stabilitu doprovázejí možnosti práce na dálku. Všichni víme, že práce z domu umožňuje lépe vyvážit pracovní a soukromý život a odstraňuje stresující dojíždění do práce. Ale jaké další výhody může mít? Podívejme se podrobněji na všechny tyto přínosy a také na to, jak můžete s Microsoft Teams zůstat ve spojení.

Výhody práce z domova

Mnoho organizací si dalo na čas s přemýšlením o tom, jestli by jejich zaměstnanci mohli pracovat z domova. Ostatně, jak si mohou být jisté, že budou jejich zaměstnanci stejně produktivní doma, jako by byli v kanceláři? Ale od doby, kdy takto váhaly, stále více a více společností na tuto myšlenku přistupuje. Ve skutečnosti pak sice jen 56 % manažerů povoluje svým zaměstnancům práci na dálku, nicméně podle analytiků firmy Gartner poptávka po práci na dálku vzroste do roku 2030 o 30 %, jelikož se do pracovního procesu plně zapojí příslušníci generace Z. Ať už pracujete z domu z vlastní vůle, nebo ne, jistě to má své výhody. Za zvážení stojí například několik následujících.

Žádné dojíždění, žádný stres

Když pracujete na dálku, můžete se přihlásit odkudkoli, kde se právě nacházíte. Dojíždění může znamenat několik hodin stresu každý týden, navíc vás stojí čas a peníze. A z pohledu organizace může další stres z nepříjemného dojíždění snižovat kvalitu práce. Bez protloukání se ucpanými ulicemi měst, úsilí najít volné sedadlo v městské hromadné dopravě nebo frustrovaného vysedávání v dopravní zácpě zjistíte, jak osvěžující je vzbudit se, uvařit si hrnek kávy a zamířit přímo k vašemu notebooku.

Dojíždění navíc může ovlivnit, kde se vy a vaši zaměstnanci rozhodnete žít. Podle studie společnosti Zillow, uvádí 30 % zájemců o domy jako absolutně maximální dobu dojíždění 15 až 29 minut. Pokud si vaše dojíždění začne vybírat svoji daň, možnost alespoň občas pracovat pár dní na dálku může znamenat zásadní rozdíl. A pokud plánujete najmout nové lidi nebo si je udržet, může pro vás tato úroveň flexibility znamenat velkou přednost.

Talent je neomezený

Už jste někdy našli perfektního kandidáta na práci u vás, ale pak jste zjistili, že žije na druhém konci země? S možností práce na dálku se nemusíte vzdát nejlepší volby na dané místo jen kvůli vzdálenosti. Nyní můžete najmout kohokoli, kdo je nejvhodnější, a tento zaměstnanec se pak přihlásí na dálku, společně s ostatními členy týmu. To znamená, že se nemusíte spokojit s nikým jiným než s tím nejlepším, a že lidé, kteří práci u vás přijímají, jsou v ní opravdu dobří a nemusí se vzdát svého života a přesunout se jinam.

Snížení velikosti vašich kancelářských prostor

Je pro vás nájem vašich kanceláří koulí na noze? Zamyslete se nad tím, kolik byste mohli ušetřit, kdybyste je mohli zmenšit. Když umožní více zaměstnancům pracovat z domova, budou organizace potřebovat méně prostoru pro všechny ostatní.

To je ideální především pro firmy v nákladných čtvrtích měst nebo pro ty, které se jednoduše snaží zmenšit svoji uhlíkovou stopu. Studie FlexJobs uvádí, že všichni, kdo v současnosti pracují na dálku, snižují emise skleníkových plynů v objemu odpovídajícímu 600 000 celoročně jezdících aut.

Flexibilní pracovní doba

Práce z domu otevírá dveře obrovské flexibilitě. Přestože je ideální, aby zaměstnanci pracovali ve stejnou nebo přibližně stejnou dobu, někdy to prostě není možné. Ať už najmete někoho z jiného časového pásma, nebo máte zaměstnance, kteří preferují jiný denní režim, znamená flexibilní pracovní doba zásadní výhodu. Uvolnění striktního 40hodinového týdenního pracovního režimu zmírňuje stres, podporuje lepší vyvážení soukromého a pracovního života a zvyšuje produktivitu.

Problémy, které je třeba si uvědomit

Když je zaměstnancům umožněna práce z domu, je jasné, že musí být nastavena určitá pravidla. Každá organizace si musí dobře promyslet, jak dlouho očekává, že budou zaměstnanci online a zapojeni do pracovního procesu, kdy je vhodné dělat přestávky a jakým způsobem by měli zůstávat v kontaktu. U práce na dálku je klíčová komunikace. Je nejlepší si toto s vaším týmem ujasnit ještě před tím, než přijdou první žádosti kvůli péči o děti nebo starší osoby, a potřeba flexibilní pracovní doby vás donutí rychle začít nastavovat pravidla.

Je důležité si uvědomit, že práce na dálku závisí na důvěře. Jak moc svým kolegům důvěřujete? A jak moc důvěřujete sami sobě? Opravdu se musíte vzdát části kontroly a ujistit se, že víte, že vaši zaměstnanci práci odvedou, i když jsou z dohledu.

A na druhou stranu, zaměstnanci pracující na dálku mohou mít sami pocit, že k nim nemáte důvěru. Když nejste v kanceláři a nesedíte mezi svými podřízenými v zasedací místnosti, je těžké zjistit, jak moc vás poslouchají. Ještě než začnete pracovat na dálku, promluvte si s vašimi kolegy o svých pochybnostech. Ujistěte se, že vědí o vašich pochybách o vyslyšení vašeho názoru a také se ubezpečte, že budete schopni během celého dne komunikovat. To pomůže zmírnit jakékoli pochybnosti, které máte o práci odděleně od vašeho týmu.

Jak vás může podpořit Microsoft Teams

V SoftwareONE chápeme, že je pracovní síla stále více rozptýlená – ostatně, i my máme lokální zastoupení ve více než osmdesáti zemích! To je částečně důvod, proč naprosto rozumíme síle propojených pracovníků.

Pro nás právě zde vstupuje do hry Microsoft Teams. Microsoft Teams totiž uživatelům umožňuje zůstat ve spojení napříč celým světem. Zákazníci, partneři a členové týmu mohou díky přechodu na Microsoft Teams a jeho neustále se vyvíjejícím možnostem snadno zůstat ve spojení. Podívejme se na několik jeho funkcí:

  • Chatujte jak chcete – V rámci Teams můžete vždy konverzovat v rámci skupinových chatů a individuálních zpráv. Tam kde je někdy nezbytný celý řetězec e-mailů, abyste získali požadovanou odpověď, umožňuje vám Teams kontaktovat jednoduše konkrétní osobu nebo váš tým – přímo a s jednoduchým dotazem. Těm, kdo pracují na dálku, to umožňuje udržet si přehled a informovaný bude také zbytek týmu.
  • Videokonference – Microsoft Teams umožňuje také videokonference. Videokonference mohou vzdáleným pracovníkům pomoci se setkáváním se s kolegy tváří v tvář, když je virtuálně propojí do stejné místnosti.
  • Správa kanálů – Funkce „Kanály“ v rámci Teams vám umožní vyčlenit konkrétním tématům sdílený prostor. Tímto způsobem si můžete vytvořit samostatné kanály pro záležitosti, jako jsou akce nebo public relations, a do každého z nich zahrnout nezbytné členy týmu.
  • Sdílené kalendáře – Teams umožňuje vám i vašim kolegům nahlížet si vzájemně do kalendářů, takže každý vidí, kdy budete k dispozici. To znamená, že můžete snadno ostatní pozvat na schůzku, vyhnout se konfliktům a naplánovat termíny dokončení, aniž byste museli o těchto změnách zvlášť informovat každého z členů týmu.
  • Správa dokumentů a řízení projektů – Mezi nejlepší přínosy Teams patří možnosti řízení. Teams uživatelům umožňuje řídit projekty a spravovat dokumenty, aby každý mohl snadno sdílet důležité soubory, které potřebuje. A navíc, vy i členové vašeho týmu můžete jasně vidět nadcházející termíny vašich kolegů, stejně jako práci, kterou ještě musíte dokončit, takže je každý informován

Teams je zkrátka vhodným nástrojem pro téměř každý typ společnosti. I pro ty, které zatím žádný online nástroj pro týmovou komunikaci a spolupráci nepoužívají. Důležité ale je, řídit nasazení a správu Teams jako projekt, získat pro něj podporu managementu a správně jej komunikovat zaměstnancům. 

Kontaktujte nás, pokud se chcete o nasazení Microsoft Teams poradit s nezávislými odborníky a přečtěte si, proč je důležité pokračovat s Teams i do budoucna?