Přínosy a ověřené postupy správy softwarových licencí

Únor 9, 2018
SoftwareONE Czech Republic

Autor

SoftwareONE Czech Republic

Jestliže si vaše organizace pořídí nějaký software, uzavře s poskytovatelem licence licenční smlouvu okamžikem instalace nebo prvního přístupu k tomuto softwaru. Tyto licenční smlouvy s koncovými uživateli (End-User License Agreement, EULA) definují způsoby, jakými lze tento produkt používat, společně s automatickými právy poskytovatele licence, která mohou vaši organizaci vystavit různým typům rizik, jako jsou například […]

Jestliže si vaše organizace pořídí nějaký software, uzavře s poskytovatelem licence licenční smlouvu okamžikem instalace nebo prvního přístupu k tomuto softwaru. Tyto licenční smlouvy s koncovými uživateli (End-User License Agreement, EULA) definují způsoby, jakými lze tento produkt používat, společně s automatickými právy poskytovatele licence, která mohou vaši organizaci vystavit různým typům rizik, jako jsou například narušení bezpečnosti vašich dat, závazky zaměstnanců nebo neplánované výdaje kvůli porušení shody s licenčními podmínkami a nepříznivému právnímu postavení.

Existuje mnoho typů licenčních modelů, které posuzují používání softwaru na základě různých metrik. Například uživatelská licence představuje smlouvu, podle které může být software používán určitou osobou. Licencování na základě zařízení pak znamená možnost instalace na určitém zařízení atd. Organizace si proto musejí být zcela vědomy, jakým způsobem používají a nasazují software, aby přitom dodržovaly shodu se svými licenčními podmínkami. To se ale snadněji řekne než udělá, protože organizace dnes nasazují více softwarových řešení napříč odděleními, zařízeními, distribuovanými sítěmi a cloudem. Aby se organizace vyhnuly právním a finančním rizikům spojeným s porušením EULA, musejí mít aktivní program na správu softwarových licencí.

VÝHODY SPRÁVY SOFTWAROVÝCH LICENCÍ

Správa softwarových licencí představuje sledování a správu licenčních smluv softwaru, stejně jako nasazování softwaru napříč celou organizací, aby bylo zajištěno využití softwaru v souladu se zákony a licenčními podmínkami, ať už jde o on-premise, mobilní nebo cloudová prostředí.

Organizace, které jsou aktivní při dosahování přínosů ve více oblastech.

Licenční nároky:

Správa softwarových licencí poskytuje organizacím jasný a konsolidovaný přehled o licencích a nasazení softwaru napříč řešeními a dodavateli. Ve světle softwarového auditu mohou být tyto informace neuvěřitelně cenné, protože organizacím poskytnou data, která potřebují pro řízení rizik a zachování souladu s licenčními podmínkami, když je software spotřebováván napříč jejich organizací.

Inventarizace:

Zjištění, jak je každá z pořízených licencí instalována v rámci vaší organizace, poskytuje přehled o přebytečných licencích, které jsou k dispozici a nejsou dlouhodobě aktivní. Tato informace by měla být zohledněna při obnově vaší smlouvy, ale může být užitečná také pro vytvoření fondu licencí. Díky konsolidaci těchto dostupných licencí do společného fondu mohou IT týmy efektivněji reagovat na požadavky na licence ze strany zaměstnanců, a tím umožnit i rychlejší dokončení projektů.

Spotřeba:

Pokud vaše organizace neví, jak moc je licence po své instalaci využívána, může to vést k tomu, že budete platit za málo využívaný software. Informace získané prostřednictvím vaší iniciativy správy softwarových licencí mohou vaší firmě ušetřit peníze vyjednáním licenčních smluv, v rámci kterých budete platit jen za to, co opravdu potřebujete. Tyto informace mohou také ukázat, kde vaše firma potřebuje napravit nesoulad s licenčními podmínkami, což vám může ve výsledku ušetřit peníze, když bude prováděn audit.

Správa EULA:

Když budete před nákupem nebo obnovením smluv znát a chápat klíčové podmínky uvedené v každé jednotlivé smlouvě EULA, může vám to poskytnout znalosti potřebné k minimalizaci rizik a zajištění správného používání softwaru ve vaší organizaci.

Softwarové licence je snadné spravovat špatně a často to vede k velkým škodám. Studie ukazují, že 51 procent společností z žebříčku Fortune 100 používá nelicencovaný software. Aby se vyhnuly drahým auditům a optimalizovaly náklady na software, měly by organizace zavést program správy softwarových licencí.

NEJLEPŠÍ POSTUPY SPRÁVY SOFTWAROVÝCH LICENCÍ

Existují tři osvědčené postupy pro inventarizaci, organizaci a optimalizaci softwarových licencí v držení vaší organizace, kterých byste se měli držet.

Sladění s vaším programem správy softwarového majetku

Správa softwarových licencí (Software License Management, SLM) úzce souvisí se správou softwarového majetku (Software Asset Management, SAM), a proto by měly být oba tyto programy sladěny. Zatímco se správa softwarových licencí soustředí konkrétně na to, aby řešení nebyla přelicencovaná nebo podlicencovaná, SAM se zaměřuje na řešení jako celek, včetně jeho funkcionality, nákladů a nasazení během jeho životního cyklu. Jinak řečeno, úzce propojené SLM a SAM programy vám poskytnou lepší pochopení vaší licenční pozice a kvalitnější přehled o licenčních nárocích, inventáři a spotřebě (Entitlement, Inventory a Consumption, EIC).

Je proto dobrý nápad, centralizovat SAM a správu softwarových licencí pod jeden tým. Společné uchovávání dat o licencích a softwarovém majetku zajistí, že budou oba týmy naladěny na stejnou vlnu s nejaktuálnějšími daty o licencích a instalacích softwaru i jeho využití. S těmito informacemi může SAM/SLM tým zajistit optimalizaci licencí, informovat tým pro nákup softwaru v termínu obnovy a získat přehled o rizikových oblastech shody s licenčními podmínkami. A navíc, získání těchto informací připraví organizaci na nevyhnutelný softwarový audit.

Provedení auditu shody s licenčními podmínkami

Implementaci programu správy softwarových licencí byste měli začít provedením auditu shody s licenčními podmínkami. Ten vám ukáže každou instanci instalovaného a používaného softwaru a porovná ji oproti vašim přiděleným licenčním nárokům. S těmito informacemi můžete začít vytvářet efektivní pozici licencování (Effective License Position, ELP). Jde o první krok vašeho SLM procesu, ale to neznamená, že jakmile je proveden audit a jsou odstraněny nesrovnalosti, je váš program správy licencí splněn. Správa softwarových licencí a majetku musí být nepřetržitým procesem pro řízení rizik a optimalizaci nákladů na software. Pro řešení tohoto nepřetržitého programu potřebují organizace řešení na správu softwarového majetku a správu softwarových licencí.

Nasazení řešení správy softwarových licencí

S objemem softwaru, jaký je dnes v rámci organizací využíván, je nemožné manuálně sledovat a optimalizovat každou licenci. Pro získání konzistentních informací by měly organizace implementovat SLM řešení. Řešení tohoto typu automatizují proces lokalizace nasazených licencí. Užitečnou funkcí, kterou byste měli v nástroji na správu softwarových licencí hledat, je schopnost nejen zaznamenat, že je nějaká licence nasazena, ale také zjistit, jak často je využívána. Pokud má zaměstnanec na svém zařízení instalován program, který ale využívá jen zřídka, může SAM/SLM tým uživatele upozornit, program odinstalovat a přidat licenci do fondu licencí.

Optimalizace pro Cloud

Dnes se řešení, infrastruktura i celé platformy přesouvají do cloudu. Společnost Gartner očekává, že do roku 2020 přejde 80 procent dodavatelů podnikového softwaru z tradičních licenčních modelů na model předplatného. Nasazení řešení a aplikací v cloudu ale vystavuje týmy spravující softwarové licence nové výzvě, jelikož v cloudu může být software jednoduše spotřebováván i bez instalace. Je důležité zajistit, že vám vaše SLM procesy a nástroje umožní efektivně monitorovat využívání softwaru v cloudu, společně s on-premise a mobilními prostředími. Vaší organizaci to umožní využívat výhody cloudových nabídek – v rámci rozpočtu a při současném dodržování licenčních podmínek. Ale, i před vaším přesunem do cloudu, vám nastavení efektivní metodiky SLM zajistí, že do cloudu budou přesunuty jen nejvíce využívané aplikace a bude vám garantovat, že bude vaše cloudové prostředí optimalizováno již od prvního dne.

SHRNUTÍ

Vzhledem k tomu, že se používání softwaru v organizacích rozšiřuje a přesouvá se z on-premise modelu do cloudu, stává se správa licencí stále důležitější a komplexnější. Využití těchto osvědčených postupů správy softwarových licencí zajistí, že vaše organizace bude moci využít mnoho provozních a finančních výhod, vycházejících ze zavedení efektivní licenční pozice, a současně vás připraví na budoucí audity i změny licenčních modelů.

zanechte odpověď