Reference: TGS

25 října, 2016
Petra Nováková

Autor

Petra Nováková

Marketing Manager společnosti SoftwareONE Czech Republic

SoftwareONE nastavilo efektivní firemní spolupráci díky možnostem Office 365.

Společnost TGS se díky kvalitě svých výrobků a služeb stala v průběhu posledních let vyhledávanou firmou nejen v České republice, ale i na Slovensku. Vzhledem k obchodnímu zastoupení v obou zemích a rozšiřující se zákaznické síti potřebovala sjednotit firemní komunikační prostředí pro spolupráci mezi jednotlivými týmy. Před nasazením řešení Ofice 365 používala společnost jako stěžejní nástroj elektronickou poštu, která obsahovala veškeré informace důležité pro její provoz. V rámci každodenního pracovního procesu bylo nutné zaměstnancům umožnit efektivní a bezpečné sdílení důležitých informací v reálném čase. A to bez ohledu na to, kde se právě nacházejí a jaké zařízení používají. Hledané řešení mělo navíc sloužit nejen uvnitř firmy, ale také pro komunikaci se zákazníky. Kromě chybějící možnosti efektivní výměny dat mezi zaměstnanci, bylo IT prostředí společnosti poznamenáno pozůstatky z předchozích migrací a obsahovalo různé verze Microsoft Office. Rovněž tedy bylo zapotřebí sjednotit je do jediné funkční platformy.

Výzvy projektu

  • Absence efektivní výměny dat mezi zaměstnanci napříč pobočkami
  • Nejednotné verze Microsoft Office
  • Pozůstatky z předchozích migrací
  • Velikost poštovních schránek

Řešení SoftwareONE

Celý projekt, vedoucí k nalezení vhodného řešení a jeho nasazení, byl realizován prostřednictvím metodologie SoftwareONE Delivery Metodology zahrnující komplexní služby pro zákazníka v závislosti na jeho individuálních potřebách. V případě TGS se jeho realizace skládala ze tří na sebe navazujících fází: odborné konzultace a analýzy v rámci služby Business Product Advisory, samotné technické nasazení řešení a následná adopce technologie a podpora po nasazení.

Business Product Advisory

Pro úspěch celého projektu bylo důležité zjistit co nejvíce o charakteru zákazníka. Jaká je náplň jeho obchodních aktivit, jakými disponuje interními procesy, čemu přikládá priority či co jeho zaměstnance trápí v oblasti spolupráce.Pro získání těchto klíčových informací byla konzultanty SoftwareONE v rámci  služby Business Product Advisoryzvolena zážitková akce Microsoft Experience Center. Tento praktický workshop pro vedoucí pracovníky firmy zahrnuje unikátní mix konzultantských služeb a přímého kontaktu uživatelů s technologií. Koncept je založen na představení scénáře v simulovaném prostředí fiktivní společnosti, v rámci nějž účastníci si zkoušejí za odborné asistence SoftwareONE reálné scénáře, které jim umožní seznámit se naživo s navrhovanými řešeními.

V rámci celé akce bylo vedení TGS představeno řešení Office 365 a jeho možnosti, které se posléze naživo otestovaly v rámci již zmíněné praktické části. Na základě zpětné vazby získáváné v průběhu celého workshopu se identifikovaly zákazníkovy potřeby, spolu s nimi byly definovány konkrétní scénáře použití řešení a proběhlo zmapování IT prostředí. Na základě toho pak byly zvoleny konkrétní technologie platformy Office 365 a připraven detailní plán jejich nasazení.

„Jednou z výhod spolupráce se společností SoftwareONE je náš individuální přístup ke každému zákazníkovi. V případě TGS jsme se zaměřili na zákazníkovu obchodní i IT strategii a na základě získaných informací jsme připravili scénáře použití, které přímo odpovídají jeho potřebám.“

Petr Rosol, Consultant & Architect SoftwareONE

Technické nasazení projektu

Dalším krokem byla technologická implementace, která trvala 6 týdnů. Důraz byl kladen na postupný průběh implementace jednotlivých nástrojů, aby nedošlo k zahlcení uživatelů.

Implementace Office 365 zahrnovala nástroje:

  • Microsoft Office
  • Nástroj pro ukládání, sdílení a synchronizaci dokumentů (OneDrive for Business)
  • Platforma pro komunikaci v reálném čase, audio- a videohovory, online schůzky (Skype for Business)
  • Virtuální pracovní prostor pro spolupráci (SharePoint Online)
  • Iinterní sociální síť pro zaměstnance (Yammer)
  • Řešení pro podnikovou poštu a její správu (Exchange Online)

Adopce technologie a podpora po nasazení

Po nasazení Office 365 se tým SoftwareONE zaměřil na proces snadné adopce nových technologií mezi zaměstnanci společnosti. K tomu byl využit speciální balíček služeb Easy365. Ten zahrnoval vytvoření komunikačního plánu s cílem informovat uživatele prostřednictvím různých forem edukativního obsahu. Zaměstnancům byly touto cestou představeny zaváděné technologie formou uživatelských scénářů, návodů, tipů & triků na jejich používání a další podpůrné informace. V rámci služeb balíčku Easy365 nyní probíhá podpora i nadále, a to ve formě specializovaných workshopů pro zaměstnance na různých pracovních pozicích.

„Věříme, že invence a profesionalita dokáží zhmotnit každou myšlenku. Proto jsme si zvolili SoftwareONE za svého klíčového partnera podporujícího růst naší společnosti. I to, co dobře funguje, se dá vylepšit – stejně, jako naše IT. Díky Office 365 jsme se v naší cestě za vylepšením úrovně českého strojírenství opět posunuli dále.“

Pavel Diviš, ředitel společnosti TGS

Přínosy pro zákazníka

  • Možnost využití nových komunikačních kanálů pro interní i externí komunikaci
  • Efektivnost technologie šetřící čas zaměstnanců a zvyšující jejich produktivitu
  • Dostupnost a sdílení firemních dat odkudkoliv, kdykoliv a z různých zařízení
  • Sjednocená nová verze Microsoft Office
  • Sjednocení a centralizace správy IT prostředí
  • Snížení nároků na IT správu a dalších provozních nákladů

„Všichni naši zaměstnanci jsou nyní propojení a kromě ušetřených nákladů na cestování spolu mohou efektivněji komunikovat a spolupracovat i na dálku – rychleji získávají informace důležité pro rozhodování a také mohou okamžitě reagovat na podněty a zadané úkoly.“

Martin Čermák, Manažer lidských zdrojů společnosti TGS

Microsoft Experience Center

Zážitková akce pro vedoucí pracovníky. V rámci ní mají možnost se naživo seznámit s moderními technologiemi a možnostmi používaných IT řešení v oblasti firemní komunikace a spolupráce. Díky tomu pak mohou posoudit jejich potenciál pro budoucí rozvoj své společnosti a vhodnost využití.

Easy365

Easy365 je vlastní sofistikovaný systém SoftwareONE zaměřený na úspěšné zavedení Office 365 do firemního prostředí prostřednictvím podpory uživatelů. Záměrem je provést uživatele změnou takovým způsobem, aby byli připraveni na nové funkce řešení, znali je, uměli je využít a sami ze své pozice viděli jejich přínos pro svou práci.


Přidat komentář