Rizika a důvody, spojené se správou softwarového majetku

Listopad 14, 2017
SoftwareONE Czech Republic

Autor

SoftwareONE Czech Republic

Správa softwarového majetku (Software Asset Management, SAM) je komplexní proces. Nicméně, se správnými lidmi, procesy a nástroji může vaše organizace v tomto důležitém procesu správy převzít iniciativu. Správa softwarového majetku má k tomu řadu součástí a každá je svým způsobem důležitá. Záležitosti jako náklady na pořízení, shoda používání softwaru s licenčními podmínkami a údržba softwaru […]

Správa softwarového majetku (Software Asset Management, SAM) je komplexní proces. Nicméně, se správnými lidmi, procesy a nástroji může vaše organizace v tomto důležitém procesu správy převzít iniciativu. Správa softwarového majetku má k tomu řadu součástí a každá je svým způsobem důležitá. Záležitosti jako náklady na pořízení, shoda používání softwaru s licenčními podmínkami a údržba softwaru společně přispívají k celkovému zdraví vašeho softwarového portfolia.

Projděme si nyní některé z hlavních aspektů této zásadní organizační iniciativy.

CO JE SPRÁVA SOFTWAROVÉHO MAJETKU?

Správa softwarového majetku (SAM) je postup řízení a optimalizace softwarových aplikací v rámci organizace. Řízení by mělo zahrnovat nákup, nasazení, údržbu a rovněž i odstranění softwaru.

JAKÁ JSOU RIZIKA SPOJENÁ S ABSENCÍ PROGRAMU SPRÁVY SOFTWAROVÉHO MAJETKU? Odhaduje se, že v roce 2017 bude po celém světě investováno do technologií a softwaru 2,4 bilionu dolarů, což je o 2,4 % více než v roce 2016. To představuje zásadní nárůst investic do IT. S rostoucími investicemi do technologií a softwaru na sebe firmy bez SAM programu berou rizika, která mohou postihnout jak jejich pověst, tak i finanční situaci. Tato rizika zahrnují například:

NEDODRŽOVÁNÍ LICENČNÍCH PODMÍNEK

Jedním z prvních rizik, často spojených s absencí SAM programu, je nedodržování licenčních podmínek. Gartner odhaduje, že 68 % podniků prochází auditem nejméně jednou ročně. Většina organizací ani netuší, jak často softwarové audity probíhají, a pokud organizace porušuje podmínky používání softwaru, může za takové porušení dostat vysoké pokuty.

V roce 2013 vyhrála softwarová firma Apptricity soudní spor s americkou armádou o porušování licenčních podmínek softwaru. Společnost Apptricity tvrdila, že armáda používá její software na mnohem více vojenských základnách, než přiznává. Zjistilo se, že americká armáda skutečně porušuje licenční podmínky a byla jí uložena pokuta 50 milionů dolarů.

Programy správy softwaru proto pomáhají společnosti chránit před drahými omyly, když zajistí:

  • Identifikaci nedostatečně využívaných, nebo naopak nadužívaných softwarových licencí
  • Zjištění, jaké licence aktuálně vlastníte, v porovnání s tím, jaké licence skutečně potřebujete
  • Pořízení potřebných licencí, abyste neporušovali licenční podmínky
  • Možnost vyhnout se nákupu dalšího softwaru, když už je k dispozici pořízený software. Tuto možnost označujeme jako přerozdělení softwaru (podle jednoho průzkumu, je 37 % nasazeného softwaru nepoužíváno, resp. nebylo použito v posledních 90 dnech)

 DODATEČNÉ NÁKLADY

Dalším rizikem je jednoduše zbytečné vyhazování peněz za nákupy softwaru, který není potřebný. Ve skutečnosti se během čtyři roky trvajícího průzkumu zjistilo, že ve Spojených státech bylo zbytečně utraceno více než 30 miliard dolarů za nepoužívaný software.

Jestliže má více oddělení v rámci jedné organizace možnost nakupovat software, získají pocit, že jej nakupovat potřebují. Pak je ale pravděpodobné, že se budou mnohé nákupy softwaru v rámci organizace překrývat. Centralizovaný program řízení zajišťuje, že bude používaný software unikátní a nebude se překrývat.

NEVYUŽÍVÁNÍ SOFTWARU

Rozpočty na IT jsou často promarněny na software, který se nepoužívá. Také této situaci se lze vyhnout s odpovídající správou softwarového majetku. Mnoho společností zjišťuje, že zaměstnanci nevyužívají software, za který utratily tisíce dolarů, protože jej jednoduše nepotřebují, anebo ještě hůře, nevědí, jak jej používat.

PROČ POTŘEBUJETE SPRAVOVAT SOFTWAROVÝ MAJETEK?

SAM možná není pro vaši organizaci prioritou, ale mělo by být. Organizace bez odpovídající správy softwarového majetku podstupuje zbytečná rizika. Nasazení správného programu řízení zajistí následující:

SPRÁVA A BEZPEČNOST

Bezpečnost je již několik let jedním z hlavních témat a stává se ještě důležitějším, když společnosti přesouvají aplikace a data do cloudu. Je důležité mít zaznamenány všechny IT systémy, za účelem jejich řízení a zabezpečení. Každé zařízení, které by mohlo používat software, musí být spravováno pro eliminování bezpečnostních rizik. SAM pomáhá se zabezpečením a správou softwaru, když:

  • Zabraňuje kybernetickým útokům, které mohou mít za následek vynesení informací o zákaznících nebo jiných citlivých materiálů, a tím poškodit pověst společnosti a způsobit jí další finanční náklady
  • Zabraňuje instalaci neautorizovaného či nepřátelského softwaru na zařízení
  • Spravuje katalog autorizovaného softwaru

NÁKLADY

Program na řízení softwaru ovlivňuje i vaši výsledovku. Nesprávné řízení vás nakonec bude stát více peněz, protože nikdo neřídí, jaký software je pravidelně používán a jakého softwaru se můžete zbavit. Možná zjistíte, že drahý software, ke kterému máte licenci, se vůbec nepoužívá, což znamená, že jde o náklad, kterému se můžete vyhnout.

PODPORA

Někteří vydavatelé softwaru poskytují vašemu IT oddělení k softwaru i nepřetržitou podporu. Ta zpravidla zahrnuje asistenci při technických problémech nebo obecných otázkách kolem samotného softwaru. Často jsou také služby podpory schopné udržovat váš software aktuální a také řešit problémy.

PROČ BY MĚLA SPRÁVA SOFTWAROVÉHO MAJETKU JÍT NAD RÁMEC JEDNORÁZOVÉ OCHRANY PŘI AUDITU

Jednorázová ochrana při auditu znamená, že se společnosti starají pouze o svůj audit. Tyto společnosti staví svůj program na správu softwaru jen proto, aby samy sebe ochránily proti auditu.

Na audity je samozřejmě třeba myslet, pokud jde o SAM. Zajistit vaši ochranu před těmito nákladnými vyšetřováními vaší společnosti je velmi důležité. Nicméně, často je přehlížena důležitost organizačního systému, spojeného s SAM. Vaše společnost by měla vědět, k jakému softwaru má licence, kdo jej používá, na jakých zařízeních je instalován a kolik peněz za něj vše společnost utrácí.

Je mnoho věcí, o které byste se měli starat, když provozujete společnost, a softwarový majetek by určitě měl patřit do první desítky. Program na řízení je skvělým způsobem, jak zajistit, že vaše organizace získá ze svého softwaru maximum a rovněž zachová soulad s licenčními podmínkami.

SHRNUTÍ

Správa softwarového majetku je oblastí, která by měla patřit k prioritám všech organizací. Vedle vašich zaměstnanců patří software mezi nejdůležitější aktiva, do kterých může vaše společnost investovat. Vyřešení problémů se shodou s licenčními podmínkami a volba správného softwaru k nákupu – to vše při současné úspoře peněz – patří k úkolům, které může výborný program na řízení zajistit.

Organizacím, které chtějí zvýšit hodnotu svých SAM postupů, může dávat největší smysl správa softwarového majetku poskytovaná formou řízené služby. Kontaktujte nás!

Diskuze je uzavřena