Licencování produktů SAP a nepřímé používání: Je pro vás DAAP vhodným řešením?

18 května, 2020
Leoš Procházka

Autor

Leoš Procházka

SAM Team Leader společnosti SoftwareONE Czech Republic

Licenční pravidla společnosti SAP týkající se „nepřímého používání“ jsou pro zákazníky již dlouho problematická. A se stále běžnějším využíváním cloudu se zvyšují i nejasnosti kolem cenového prostředí produktů SAP.

Nepřímé používání znamená, že se k funkcím SAP přistupuje prostřednictvím non-SAP aplikací. Tyto transakce mohou být vytvářeny i bez účasti lidí během workflow a dalších procesů. To vede IT týmy k tomu, že se samy sebe ptají na mnoho otázek, včetně toho, zdali jsou „boty“ považovány za „uživatele“, kteří musejí být licencováni, nebo jde prostě jen o workflow, které nevyžaduje samostatné licencování?

Je přitom důležité mít konkrétní znalosti o požadavcích společnosti SAP, ohledně toho, co je a není uživatel. Jinak je těžké pochopit, jak budou vypadat vaše budoucí účty, nebo jaký je současný stav vaší licenční shody. Toto hromadné zmatení donutilo SAP přehodnotit svoji strategii licencování a poskytnout možnost, která odstraní problémy s pojmenovanými uživateli, a namísto toho licencovat  „nepřímé používání“ podle počtu „dokumentů“, které jsou v SAP ERP (ECC nebo S/4 HANA) vytvořeny. SAP tuto licenční strukturu označil jako „Digital Access“ a zavedl ji v roce 2018.

V budoucnu se SAP možná posune k licenční strategii, která bude vždy odpovídat nepřímému používání. Ale dnes se SAP snaží podpořit uživatele, aby přešli na nepřímou strukturu účtování Digital Access, s využitím programu Digital Access Adoption Program (DAAP). Pokud se zákazník dobrovolně rozhodne přejít na tento program a začne používat licenční strukturu Digital Access do konce května 2020, získá na svůj licenční plán výraznou slevu. Je tedy na čase se rozhodnout?

Zatím se do této příležitosti nepouštějte – je důležité zachovat si přiměřený odstup k jakékoli alternativní struktuře licencování, i když jsou slevy tak lákavé. Podívejme se na některá fakta, které vaší firmě s rozhodnutím pomohou.

Jak DAAP funguje?

Společnost SAP zavedla proces, který musí organizace podstoupit, aby mohly využít jakékoli slevy. SAP nejprve získá odhad vaší spotřeby a pak může nabídnout možnost slevy, která bude nejlépe odpovídat vašim potřebám. Podniky mají dvě možnosti měření, umožněné společností SAP:

  • Odhad počtu dokumentů – S touto možností mohou zákazníci ve svých systémech SAP provozovat SAP Note pro získání představy o počtu vytvářených dokumentů. Nejde nutně o přímočarý proces a bez důvěrné znalosti vašich systémů SAP je náchylný k nesprávnému výpočtu. Global License Audit and Compliance (GLAC) tým společnosti SAP nabízí organizacím pomoc se získáním hrubého odhadu, kolik dokumentů je vytvářeno při současném stylu používání.
  • SAP Passport Tool – S použitím nástroje, který je překontrolovaný auditním týmem společnosti SAP, odhadne SAP kolik dokumentů v současné době používáte. Bohužel, tato možnost je dostupná jen uživatelům, s nejnovějšími ERP (Enterprise Resource Planning) ECC (Central Component) řešeními. Tento nástroj počítá dokumenty vytvořené od spuštění instalace a odhaduje, jak často vaše organizace v SAP dokumenty vytváří.

Přestože SAP v žádném případě není nedůvěryhodnou společností, měly by být organizace vůči odhadům, které jim SAP poskytuje, opatrné. Nechávat SAP počítat vaše dokumenty a bez debat akceptovat jeho odhady vede k situaci kdy necháte „lišku hlídat kurník“. Tyto odhady mohou, ale také nemusí, být ve váš prospěch – a to může mít dlouhodobý dopad na váš výhled licencování. Pro nejlepší výsledek by měly společnosti neprodleně kontaktovat nezávislou třetí stranu a nechat ji provést analýzu, která vám umožní zcela pochopit alternativy a souvislosti nasazení tohoto modelu.

Jakmile bude mít společnost k dispozici měření, se kterým bude spokojena, může si zvolit variantu slevy, která bude pro její podnikání nejvhodnější. To může v krátkodobém horizontu potenciálně pomoci snížit poplatky – ale uvědomte si, že za další budoucí dokumenty budete muset zaplatit plnou cenu. V zásadě existují dvě metody, ze kterých si mohou podniky vybrat:

  • Metoda 15% růstu – Tato sleva vyžaduje, aby zákazník licencoval 115 % svého současného odhadovaného počtu dokumentů, ale bude mu účtováno jen za dodatečných 15 %. To může být vhodné pro organizace, které mají rostoucí non-SAP cloudové prostředí, nebo prostředí, ve kterém budou v blízké budoucnosti implementovány workflow podporovaná umělou inteligencí. Pamatujte ale na to, že pokud po akceptování této metody snížíte počet vytvářených dokumentů, nemůžete snížit tento 15% poplatek.
  • Metoda 90% slevy – Tato sleva vyžaduje, aby uživatel licencoval 100 % dokumentů dle odhadu společnosti SAP, ale během doby trvání smlouvy zaplatí jen 10 % těchto odhadovaných nákladů. Nicméně během využívání této slevy není možné odhad zvyšovat. Tato metoda je dobrá pro organizace se stabilním prostředím, které během několika následujících let nebudou migrovat na non-SAP cloudové aplikace nebo používat procesy s podporou umělé inteligence.

Samozřejmě se může stát, že obě z těchto metod mohou být méně atraktivní volbou, než jednoduše zůstat u vašeho stávajícího licenčního modelu.

Proč SAP nabízí nové licenční modely pro nepřímé používání?

Pro SAP bylo vždy složité získat přesná měření z non-SAP aplikací svých zákazníků. Takže jednou z odpovědí na tuto otázku je, že určitě poskytuje transparentnější model, který bude pro zákazníky patrně snáze pochopitelný. Upřímně řečeno, poskytuje také společnosti SAP snadnější způsob, jak zpeněžit toto někdy sporné licenční pravidlo.

Krátkou odpovědí je ale cloud. SAP vnímá, jak se pro mnoho podniků stává ústředním tématem automatizace a umělá inteligence (Artificial Intelligence, AI), a workflow podporovaná AI vytvořila podivnou mezeru v jeho původní struktuře licencování. V tento okamžik nemá SAP žádné jasné vodítko, jak odhadovat náklady pro tuto technologii.

S cenovou strukturou Digital Access bude SAP schopen účtovat tato nová workflow, stejně jako jakékoli použití produktů SAP, přicházející z non-SAP aplikací – ať už na základě lidské interakce, nebo, jako v rostoucím objemu případů, prostřednictvím IoT, botů, AI atd.

To znamená, že podniky potřebují zhodnotit svoje současné softwarové prostředí a výstup systémů SAP, dříve než vůbec začnou uvažovat o využití přínosů programu Digital Access Adoption Program. Namísto volby mezi dvěma možnostmi, prezentovanými společností SAP, by zákazníci měli zvážit tři možnosti – přičemž tou poslední možností je nezapojit se do DAAP a licenčního modelu Digital Access.

Pro některé firmy není DAAP výhodnou volbou. Zatímco krátkodobě se mohou jejich náklady snížit, jakmile se jejich podnikání přesune do digitálního světa, mohou platit podstatně víc. Takže než se rozhodnete, zdali byste měli využít výhody DAAP, měli byste posoudit vaše současné softwarové prostředí, vaše plány pro cloud a digitalizaci, budoucí potřeby a současný výstup vaší implementace produktů SAP. To je hodně otázek na několik následujících týdnů – a organizace to možná nebudou schopné zvládnout bez pomoci třetí strany.

Shrnutí

Cenová struktura Digital Access společnosti SAP bezpochyby do budoucna přinese do licencování větší transparentnost, jelikož organizacím usnadní odhadovat jejich náklady. Možná ale nebude na první pohled jasné, která z možností slev je pro váš podnik nejlepší – nebo zdali je některá z možností prezentovaných DAAP výhodná pro zachování situace. S blížícím se ukončením této možnosti v květnu 2020, se časové okno pro rozhodnutí uzavírá.

Experti na SAP ze SoftwareONE vám mohou pomoci rychle se rozhodnout. Chápeme, jak je SAP pro vaše podnikání zásadní a můžeme vám poskytnout kompletní služby kolem licencování, optimalizace nákladů a podpory při auditu – což z nás činí dokonalého partnera pro vaše rozhodnutí o DAAP.