Přechod do cloudu: 3 hlavní otázky pro šéfy nákupu

Červen 27, 2019
Roman Kvapil

Autor

Roman Kvapil

Cloud Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

Aby zrychlily svoji digitální transformaci, převádějí dnes organizace stále častěji pracovní úlohy do cloudových prostředí. Nasazení cloudu umožňuje organizacím využít výpočetní výkon, škálovatelnost a flexibilitu rozsáhlých datových center, aniž by musely předem nákladně investovat do hardwaru a konfigurace, a současně snižovat jejich kapitálové investice. Výsledkem je, že vidíme organizace nasazovat různá cloudová prostředí od několika poskytovatelů cloudových služeb, aby zajistily potřeby svého podnikání a zároveň se vyhnuly skrytým nákladům, spojeným se závislostí na jediném dodavateli.

Nasazení cloudu se může pochlubit výhodami v oblasti produktivity a snížení nákladů, ale ty lze dosáhnout pouze v cloudových prostředích, která jsou pečlivě spravována a udržována. Faktem je, že přesunutí úloh do cloudu bez pravidelné údržby může ve skutečnosti pro organizaci znamenat ztrátu peněz, když nadměrná spotřeba, bez příslušného řízení, způsobí, že budou rozpočty na cloud výrazně překročeny.

Právě zde hrají manažeři nákupu zcela zásadní roli při nasazování a úspěchu implementací cloudu.

Role nákupu při nasazování cloudu

Mnoho lidí si myslí, že klíčovou úlohu při nasazování cloudu mají šéfové IT. Ale je to právě tým nákupu, kdo hraje hlavní roli při maximalizaci přínosů, spojených se zavedením cloudu, při současné minimalizaci rizika. V tomto případě je rizikem nedostatečné řízení cloudových prostředí, které neumožní klíčovým zainteresovaným osobám plné využití nasazeného softwaru a jeho včasné vyřazení, což vede k nadměrným výdajům.

Tímto způsobem se týmu nákupu podaří hrát významnější roli v digitální strategii a jejím pokračujícím prosazování, s řízením rizik, konsolidací nákladů a snížením nákladů na vlastnictví během celého životního cyklu, jako klíčovými prioritami globálních šéfů nákupu.

1. Jaké jsou vaše dlouhodobé podnikatelské cíle?

Hlavní součástí maximalizace návratnosti investic (ROI) do nasazení cloudu je zajistit, aby každá instance IaaS, SaaS nebo PaaS podporovala dlouhodobé podnikatelské cíle. Aby to bylo možné změřit, musí se tým nákupu sejít se zainteresovanými osobami z vedení společnosti i středního managementu, aby společně určili konečné cíle, kterých má digitální transformace organizace dosáhnout.

Od této chvíle by měly týmy nákupu pracovat tak, aby zajistily že budou požadavky na nová cloudová řešení měřitelným způsobem pomáhat se splněním těchto dlouhodobých cílů. To vám pomůže jasně se odvrátit od zanášení prostředí dalšími nástroji, které musí být spravovány a mohou vést k nadměrným nákladům a snížení návratnosti (ROI).

2. Identifikace a spolupráce s klíčovými zainteresovanými osobami

Existují dva typy zainteresovaných osob, se kterými by měli manažeři nákupu při nasazování nových cloudových prostředí spolupracovat, aby byla zajištěna optimalizace nákladů a nepřetržitá údržba v rámci životního cyklu softwaru. První skupinou jsou zainteresované osoby, které aktivně usnadňují digitální transformaci vaší organizace. Tato skupina zahrnuje například ředitele IT, finančního ředitele a manažery pro dodržování předpisů a IT oddělení. V průběhu nasazování nových cloudových řešení bude mít každý z těchto členů týmu roli pro zajištění úspěchu:

  • Šéf IT pomůže se zajištěním, aby každá z implementací svojí hodnotou přispívala k podnikatelským cílům.
  • Finanční ředitel pomůže se stanovením a udržením realistického rozpočtu nákladů na cloud v rámci jednotlivých oddělení.
  • Manažer IT oddělení konfiguruje a nasazuje nová řešení.
  • Manažer pro dodržování předpisů bude nové technologie monitorovat z pohledu oborových předpisů a licenčních dohod.

Aby zajistili úspěšné nasazení cloudu, musí být týmy nákupu v pravidelném kontaktu se všemi těmito hráči.

Ostatními zainteresovanými osobami, se kterými musí týmy nákupu spolupracovat, jsou šéfové jednotlivých divizí. Toto je zcela zásadní, protože SaaS aplikace každému z oddělení v rámci organizace usnadnily nákup jejich vlastních nástrojů.

Pokud chce například oddělení marketingu nový nástroj pro sledování sociálních sítí, může si snadno pořídit a začít používat nějaký program a obejít tak řádný postup nákupu. To vede k pozdějším problémům, když se budou týmy nákupu snažit zjistit, kde lze snížit náklady nebo kde se v organizaci mohou nacházet nedostatečně využívané licence. Aplikace, známé jako stínové IT, dramaticky snižují přehled a mohou vést k problémům se zabezpečením, dodržováním licenčních pravidel a s náklady. Týmy nákupu musí s těmito zainteresovanými osobami z jednotlivých divizí spolupracovat, aby zajistily, že budou všichni zaměstnanci oddělení dodržovat správné postupy nákupu.

3. Získání přístupu k detailním analýzám

Další oblastí zájmu týmů nákupu při nastavování cesty k nasazení cloudu, je pochopit, jaké metriky potřebují, aby mohly sledovat náklady, spotřebu, licencování a širší životní cyklus softwaru pro každou instanci cloudu. Když budou mít centralizovaně a přehledně k dispozici všechny tyto informace, budou moci týmy nákupu efektivně sledovat oprávnění, inventář a spotřebu, stejně jako nezbytnou údržbu. Týmy nákupu by měly nasadit nástroj na řízení nákladů na cloud, který jim poskytne přehled o následujících metrikách:

  • Každá implementace cloudu a SaaS.
  • Transakční data s přehledem o tom, jaký software vlastníte (oprávnění), jaký software máte instalovaný (inventář) a jaký software skutečně používáte (spotřeba).
  • Centralizované nákupy softwaru a záznamy o spotřebě cloudu.
  • Záznamy o nabídkách řešení, objednávkách a fakturách.
  • Přidělení rozpočtu a skutečné náklady na obnovu a údržbu.

Se všemi těmito informacemi při ruce mohou manažeři nákupu trávit méně času procházením databází a tabulek a budou moci věnovat více času nepřetržité optimalizaci cloudových zdrojů a zajištění, že budou mít pozitivní návratnost (ROI).

PyraCloud od SoftwareONE nabízí všechny tyto analytické funkce a ještě mnohem víc, aby týmům nákupu zajistil nepřetržitý přehled o oprávněních, inventáři a spotřebě a tím jim umožnil optimalizaci nákladů.

Shrnutí

S tím jak se týmy nákupu stále více zapojují do digitální transformace a digitálních strategií, je důležité porozumět hlavním oblastem, na které je třeba se v zájmu dosažení úspěchu zaměřit. Vytváření strategií nasazení cloudu na základě analýzy, dlouhodobých podnikatelských cílů a pravidelné komunikace s klíčovými zainteresovanými osobami pomůže týmům nákupu zajistit, že budou mít přehled, nezbytný pro efektivní řízení cloudu a optimalizaci nákladů.

Přidat komentář