Roztříštěné SaaS a význam správy softwarových licencí

19 listopadu, 2019
Leoš Procházka

Autor

Leoš Procházka

SAM Team Leader společnosti SoftwareONE Czech Republic

Ať už jste na SaaS přešli mezi prvními, nebo teprve začínáte s vaším přechodem do cloudu, v určitém bodě se budete muset vypořádat s roztříštěností SaaS. Jak už tento výraz naznačuje, jde o situaci, kdy se volně tvořený soubor cloudových digitálních služeb stane nezvladatelný – a to tak moc, že je složité řídit náklady, spotřebu i dodržování licenčních podmínek. Tento rostoucí problém vždy upoutá pozornost IT manažerů, takže co s tím lze dělat? Řešení nabízí správa softwarových licencí.

Jak mohou organizace skoncovat s roztříštěností SaaS?

Je překvapivě snadné skoncovat se stavem roztříštěnosti, který právě zažívají organizace, nacházející se uprostřed své transformace. S tím jak jednotlivci i celá oddělení nacházejí nové cesty ke zvýšení své produktivity a zlepšení efektivity prostřednictvím SaaS, roste v rámci podniku i celkový objem cloudových aplikací a zařízení, ze kterých se k nim přistupuje. Průzkumy ukazují, že typický pracovník každý den používá kolem tří tuctů cloudových aplikací!

Ale nemůžete zastavit evoluci podnikání a způsobu práce. A proč byste vlastně chtěli, když nasazení cloudu přináší firmám tak impozantní výhody?

Cloudové služby podporují obrovský pokrok v digitalizaci ve středně velkých firmách i rozsáhlých podnicích. Šéfové touží po inovacích a manažeři proto podporují svá oddělení volností při nasazení jakékoli cloudové technologie, kterou potřebují.

Digitální transformace se ale může pěkně prodražit.

Co roztříštěnost SaaS pro organizace znamená

Šéfové, kteří se bezhlavě pustí do SaaS, nakonec zjistí, že nezvládnutelný digitální majetek vede k nejrůznějším podnikatelským rizikům. Nezvládnutý nárůst nekontrolovatelných aplikací a cloudových služeb se může rychle stát klubkem podrážděných hadů, což může vaší organizaci způsobit vážné škody.

Tato rizika se v rámci organizací projevují různě, ale většina z nich má zkušenosti s jedním i více z nich. Lidé si hledají a používají nástroje, které potřebují k práci. Ale kdo je hlídá? Kdo kontroluje náklady na software? A co možnosti překrývání napříč odděleními? Oddělení často nemají tušení, co v cloudu používají ostatní. A kdo se stará o nepoužívané licence? Porušování licenčních podmínek? Bezpečnost…?

Od nákladů na software přes porušování licenčních podmínek, až po přehled a zabezpečení, jsou rizika, která roztříštěnost SaaS otevírá, dostatečně kritická na to, aby si žádala pozornost nejvyššího vedení.

Roztříštěnost SaaS může vyvolat i další problémy, jako například roztříštěnost dat, kdy jsou data vašich aplikací rozdrobená v celém cloudovém ekosystému, což znamená ještě další riziko. Vaši organizaci to může vystavit ohrožení ochrany osobních údajů, zejména s ohledem na vysoké požadavky na ochranu dat, kladené například regulací GDPR.

Pak existují ještě rizika roztříštěnosti, specifická pro konkrétní oddělení. Například workflow HR oddělení je zatíženo procesy založenými na oprávněních, což zvyšuje riziko potenciálních problémů se zabezpečením přístupu. Pokaždé, když je přijat nový zaměstnanec, musí mu být přidělen řízený přístup k aplikacím a systémům, které potřebuje. Stejný proces se odehrává i v opačném smyslu, během propouštění zaměstnanců. Když ale zaměstnanec odejde, které z dveří po něm zůstanou otevřené a vystavují společnost riziku? Je sledována spotřeba a přístupy, když se mění role zaměstnanců? Spotřeba je problematická nejen z hlediska bezpečnosti, ale dostává se do hry i v okamžiku, kdy zjišťujete výdaje za software. Platí organizace za licence, které zde zůstávají nepoužívané, poté co lidé změní roli, nebo když odejdou?

Tyto typy problémů a obav se opakují v rámci všech oddělení. Bez jasného plánu správy a řízení se může vše rychle vymknout z rukou a organizace může být vystavena vážnému poškození. Dokonce i podniky s rozsáhlým centrálním IT oddělením zjistí, že jsou jejich zdroje příliš slabé na správu tisíců aplikací. A i kdyby dokázali řídit roztříštěný digitální majetek, nezůstane jim žádný čas na plnění mnohem důležitějších cílů, jako například vedení organizace jednotlivými kroky digitální transformace.

Jak se s tím vypořádat?

Firemní oddělení i jednotlivci se stále více zapojují do procesu pořizování jejich vlastních digitálních nástrojů (a tím přispívají k roztříštěnosti SaaS), ale od manažera nemůžeme očekávat, že bude mít schopnosti plně vyškoleného IT profesionála. Na druhou stranu, ani od IT oddělení nemůžeme očekávat, že bude řídit explozi SaaS, způsobenou volným přístupem pro všechny.

Pro organizaci to znamená volit ze dvou možností: najmout IT/bezpečnostního specialistu pro řízení všech oddělení firmy, nebo investovat čas a zdroje do vývoje efektivního, proaktivního programu správy softwarových licencí (Software License Management, SLM).

Pomoci může důkladný SLM program

Budete-li mít detailní plán pro správu a řízení vašeho SaaS ekosystému – od pořízení po zajištění dodržování licenčních podmínek, včetně zabezpečení a licencování, během celé doby, až do dne zrušení každého předplatného nebo vyřazení aplikace – může vám to pomoci dostat SaaS pod kontrolu. Takový plán se nazývá správa softwarových licencí (Software License Management, SLM) a je součástí postupu, jak se organizace vypořádávají s rostoucím problémem roztříštěnosti SaaS. Podívejte se, jak může SLM program pomoci.

1. Snížení nákladů:

Odhalíte problémy se zapomenutými předplatnými, stejně jako neefektivitu aplikací a mnoho dalších nákladných omylů, ke kterým, když nikdo nedohlíží, dochází každý den. Podle studie společnosti Gartner může implementace SLM snížit náklady na software až o 30 procent. Se zdroji veřejného cloudu se plýtvá – to je prostý fakt. Ve skutečnosti, když pracujeme s novými klienty, typicky odhalíme nekontrolovatelné plýtvání cloudovými zdroji.

2. Přísnější zabezpečení:

SaaS majetek, který je pořizován a spravován ad-hoc má bohužel také ad-hoc zabezpečení. Ve světle dnešního, kriticky nebezpečného hackerského prostředí, které je plné chyb a napadení firem, se jedná o hlavní problém. Vzhledem k tomu, že lví podíl na narušení bezpečnosti firem je důsledkem špatných zaměstnaneckých hesel, je ve většině organizací stále nezbytný dohled.

3. Pomoc s dodržováním licenčních podmínek:

Vědět, kdo které nástroje používá, kdo přistupuje k vašim datům a z jakého důvodu, je zásadním krokem k dodržování licenčních podmínek a předpisů. SLM poskytuje detailní a přesné přehledy, které ukazují tyto informace, ale i mnohem víc. Díky tomu mohou být audity méně bolestné, především pokud musíte spravovat stovky SaaS předplatných.

Přehled, supervize a řízení vašeho softwarového majetku může nejen přispět k vyřešení vašeho problému s roztříštěností SaaS, ale především pomůže s prevencí před ztrátou kontroly. Dobré partnerství pro SLM poskytne vašemu digitálnímu ekosystému pokrytí, které potřebuje, a umožní vám užít si cestu k digitální transformaci a podnikatelskému úspěchu.

Konec roztříštěnosti díky efektivní správě softwarových licencí

Zjistěte, jak vám můžeme pomoci na cestě k dosažení vyspělé správy softwarových licencí, abyste omezili roztříštěnost a maximalizovali návratnosti svých investic (ROI) a kontaktujte nás!

Přidat komentář