SAP: Máte kontrolu nad vašimi náklady?

24 ledna, 2020
Roman Strauss

Autor

Roman Strauss

SAM Consultant společnosti SoftwareONE Czech Republic

Společnost SAP své zákazníky audituje každý rok. Ti musejí každoročně povinně získat data User System Metric Measurements (USMM) a odeslat je do SAPu. Porozumění těmto datům a pochopení, jak je SAP používá, je klíčem k vyhnutí se zbytečným nákladům na software SAP a možnému vystavení se hloubkovému, formálnímu auditu včetně analýzy nepřímého používání.

Kontrola nad počátečními a opakujícími se náklady na nasazení softwaru SAP je komplikovaný a nekončící proces. Kvůli složité povaze cen SAP, licenčních metrik a smluv mohou organizace často platit zbytečně moc za dodatečné licence, nebo mohou být nečekaně pokutovány kvůli porušování licenčních podmínek. To může vést k řadě těžko kontrolovatelných nákladů.

I když vaše organizace v minulosti úspěšně nasadila optimalizované řešení SAP, hlavní je současné vyhodnocení vašich aktuálních licenčních oprávnění, využívání a nových možností licencování.

Protože se smlouvy s SAP v průběhu času mění a přidávají se k nim dodatky, měly by se organizace, které používají SAP dlouhou dobu, ujistit, že je jejich prostředí správně udržováno, aby umožňovalo větší návratnost investice (ROI).

Než zjistíte, jak získat kontrolu nad průběžnými i budoucími náklady na SAP, podívejme se na to, proč je pro mnoho organizací složité náklady na licence softwaru SAP pochopit.

Komplikovaná struktura cen

Při zavádění nového softwarového řešení chtějí manažeři zpravidla znát odhadované náklady projektu. Bohužel je ale velmi komplikované predikovat cenu softwaru SAP. Především kvůli subjektivní struktuře cenotvorby SAP. Nejen že je struktura ceny SAP pro každé nasazení unikátní, ale navíc ještě ani nejsou známy přesné podrobnosti struktury jeho cenotvorby. Zkušení experti na SAP jsou schopni sestavit poměrně přesný rozpis položek, ze kterých se skládá cena SAP, ale tyto seznamy jsou extrémně dlouhé a složité. A aby byly skutečné náklady na implementaci SAP ještě komplikovanější, nejsou náklady, které experti identifikovali, vždy aplikovány konzistentně.

Když se budou organizace pokoušet řídit své náklady, musí zvažovat víc než jen cenu za služby SAP. Namísto toho musí organizace zkusit přesně odhadnout jejich náklady na vlastnictví (Total Cost of Ownership, TCO), které se skládají z mnoha přímých i nepřímých nákladů. Pro odhad jejich TCO musí organizace plně pochopit, s jakými aplikacemi, osobami a procesy SAP interaguje. A to je velmi náročný úkol. Výsledkem je, že organizace, které chtějí řídit svoje náklady spojené s jejich implementací softwaru SAP, musí velmi dobře porozumět svému softwarovému a provoznímu prostředí.

Komplexní licenční smlouvy

Nejčastější obavou, spojenou s implementací softwaru SAP ale není cena – je to složitost licenčních smluv k SAP. Průzkum zjistil, že 95 procent uživatelů SAP ve Spojeném království a Irsku považuje jeho licenční strukturu za „překomplikovanou“. To způsobuje hned dva zásadní problémy: Organizace nejsou schopny plně optimalizovat svoje náklady na licence a zároveň se vystavují riziku pokut, spojených s dodržováním licenčních podmínek.

Tento problém je způsoben šířkou licenčních oprávnění, což může ztěžovat maximalizaci investice do SAP. Přestože existuji široké kategorie licencí, pod povrchem je mnohem těžší je pochopit.

Zde jsou tři příklady širokých uživatelských licencí k softwaru SAP:

  • Professional User – Tito pojmenovaní uživatelé mohou provádět provozní úlohy a role, jako je administrace a řízení systémů.
  • Limited Professional User – Jde o podobné uživatele jako Professional User, ale jejich role jsou omezeny podmínkami softwarové licence.
  • Employee User – Tito uživatelé nejsou oprávněni používat SAP jménem někoho jiného a jsou omezeni podmínkami své softwarové licenční smlouvy.

Zatímco uživatelské licence mohou být ještě mnohem složitější, existují tři hlavní kategorie, se kterými by měly být všechny SAP týmy velmi dobře obeznámeny. Pamatujte na to, že definice každého typu pojmenovaných uživatelů se může u různých zákazníků lišit – nebo dokonce i v rámci jediného zákazníka – na základě smlouvy v době pořízení. A navíc, zákazníci by se měli seznámit s licenčními balíčky, licencemi pro databáze a s tím, jak mohou být tyto typy licencí využity v rámci jejich organizace.

Pokud organizace nebudou dobře obeznámeny s možnostmi a omezeními jejich licencí k SAP a jedinečnými metrikami, budou vystaveny riziku problémů s dodržováním licenčních podmínek. S tak širokým rozsahem programů a licencí je velmi běžné, že organizace všem jejich omezením neporozumí. Některé organizace například netuší, že SAP nepovoluje integrace mezi SAP a jiným softwarem. Další organizace pak možná neví, že se jejich licenční omezení s každou novou verzí SAP neustále stupňují.

Bez těchto znalostí se IT týmy nevystavují jen riziku, že se jim provozní náklady vymknou z kontroly, ale že také riskují penalizace a pokuty.

Kontrola nad náklady na licence SAP

Abyste z vaší implementace SAP získali maximum, zvažte konzultace s nezávislými experty na SAP. S využitím expertních znalostí specializovaných konzultantů mohou organizace zajistit, že na svoji implementaci vynaloží optimální částku.

A navíc, díky partnerství s SAP experty SoftwareONE, mohou organizace získat rady jak optimalizovat svoje procesy a licenční prostředí. To umožní ještě větší úspory nákladů, pokročilé plánování rozpočtů a snížení rizika prostředí SAP. Zde jsou ukázky přínosů, které mohou SAP konzultanti SoftwareONE vaší organizaci nabídnout:

  • Hloubková analýza metod optimalizace vašeho unikátního softwarového prostředí
  • Identifikace příležitostí k spoře nákladů
  • Omezení rizik auditu
  • Porozumění nejlepšímu způsobu konverze a získání výhod z nového licenčního modelu Digital Access pro SAP
  • Schopnost predikovat a řídit budoucí náklady na SAP

Prostřednictvím širokého pokrytí a poradenských služeb k SAP společnosti SoftwareONE si mohou organizace užívat klidný pocit, že mají zajištěno, že je jejich implementace SAP optimalizována a pod kontrolou.

Shrnutí

Pokud se vaše organizace při pokusech o integraci řešení SAP potýká s nedostatkem transparentnosti, můžeme vám poskytnout pomoc. Chcete-li získat odborné znalosti, nezbytné ke zlepšení přehledu o nákladech a licenčních oprávněních spojených s SAP, zvažte využití pomoci odborných konzultantů pro SAP.

Řiďte vaše náklady na licence SAP

Zjistěte, jak vám může SoftwareONE pomoci zjednodušit složitá prostředí SAP s našimi poradenskými službami k softwaru SAP.